Bechini: Siamo ormai abituati alle procure digitali. Se queste provengono da altro paese dell’Unione Europea aderente alla convenzione di Bruxelles, e non occorre quindi Apostille, dal punto di vista giuridico non c’è problema: nell’ambito dell’Unione Europea la normativa in materia di documento informatico è omogenea. Alla prassi ormai familiare in tema di verifica ed allegazione dovrò solo aggiungere il rispetto delle regole in materia di traduzione e deposito. Il profilo tecnico non è però altrettanto evidente: possiamo usare e-Sign come siamo abituati a fare internamente?
Cesarano: e-Sign potrebbe essere utilizzato per questo scopo ma con limitazioni. Per la verifica di questa tipologia di file firmati è disponibile una piattaforma chiamata Bartolus che è stata progettata e implementata con lo scopo di facilitare lo scambio di documenti elettronici firmati digitalmente tra i vari stati membri della comunità europea. Il sistema permette da un lato di effettuare la verifica di integrità del file firmato e dall’altro di verificare lo stato del certificato utilizzato per le operazioni di sottoscrizione del file. Le operazioni di verifica e successiva estrazione del contenuto sono particolarmente agevoli perché, nell’ambito dei notariati, sono state condivise le specifiche e gli standard di riferimento dei file elettronici firmati digitalmente per semplificare le operazioni di verifica. Il sistema Bartolus, infatti, è stato progettato inizialmente per rendere possibile la circolazione dei file sottoscritti provenienti dai notariati francesi, tedeschi, spagnoli ed italiani, ma adesso, con l’introduzione del regolamento eIDAS, e visti gli sforzi di adozione di standard per la creazione di buste crittografiche, unitamente alla adozione di meccanismi che rendono più agevole la verifica dei certificati utilizzati per la sottoscrizione dei documenti elettronici, permettono di estendere il servizio anche agli altri notariati europei.
Bechini: Anche senza calcolare la Brexit, i quattro Paesi aderenti già valgono comunque metà dell’Unione. Come posso però essere sicuro che il documento è davvero un atto notarile autentico? Qualunque cittadino dell’Unione può avere un certificato digitale!
Cesarano: La piattaforma Bartolus, tra i vari controlli, verifica sempre che il file sia stato sottoscritto da un notaio, infatti nella interfaccia di verifica è sempre esplicitata questa informazione. L’obiettivo che si è voluto perseguire con l’implementazione della piattaforma è stato rendere agevole, senza entrare nei dettagli tecnici delle verifiche, la verifica, da parte di un notaio, che il file ricevuto sia valido, sia firmato da un collega notaio e soprattutto che il contenuto del file firmato sia estraibile. Il tutto è presentato e fruibile nella lingua del notaio che ha ricevuto il file da verificare.
Bechini: Quindi possiamo prendere il file (perlopiù sarà una procura ricevuta via email), aprire il sito Bartolus (www.bartolus.eu), verificare, scaricare la procura, ed il gioco è fatto. Dal punto di vista giuridico, aggiungiamo poi che il servizio è erogato sotto la responsabilità di un’associazione internazionale senza finalità di lucro (AISBL), con sede a Bruxelles, di cui sono parte i quattro notariati.
Cesarano: Sì, ma la soluzione tecnologica è gestita da Notartel. Quest’ultima, tra le varie attività di supporto della infrastruttura, sta avviando un progetto di manutenzione evolutiva della piattaforma per renderla completamente aderente ai dettami di eIDAS soprattutto per quel che riguarda le modalità di verificabilità dei certificati di firma in termini di estensione dei certificati e nell’utilizzo della trust list europea, che contemplare gli aspetti più inerenti i formati di firma che sono stati specificati nella Commission Implementing Decision (EU) 2015/1506.
Bechini: Una firma notarile, collegata cioè alla pubblica funzione, è anche indenne da alcuni dei notevoli problemi che riguardano le firme digitali comuni. Basti pensare ai limiti massimi monetari di impiego, di cui, per di più, ancora non si può dire con ragionevole certezza se siano da valutare secondo la legislazione applicabile al documento cui le firme sono apposte o se siano comunque legate alla legislazione nel cui ambito il certificato è stato emesso. E’ probabile che sia quest’ultima, che diverrebbe quindi una sorta di lex attestationis potenzialmente diversa dalla legge applicabile al contenuto dell’atto: forse un nuovo caso di depeçage.
