Rapidità, mobilità, sicurezza, intuitività, controllo. L’evoluzione tecnologica è entrata, a pieno titolo, anche negli studi notarili, portando con sé vantaggi e nuove sfide da affrontare.
La documentazione necessaria per la predisposizione e stipulazione di atti notarili, per certificazioni, relazioni, e tutto ciò che ruota intorno all’atto notarile è ormai prevalentemente generata e trasmessa in modalità informatica, con notevoli risparmi di tempo, carta e spese postali, ma questo non può certo significare una minore certezza e sicurezza in relazione alla verifica della paternità di un documento, e soprattutto della sua tenuta nel tempo.
Il Notariato italiano ha utilizzato, negli ultimi anni, il software e-Sign per l’apposizione delle firme digitali. Già integrato anche nei software notarili che prevalentemente vengono utilizzati nei nostri studi, e-Sign ha svolto e svolge in modo eccellente la funzione di apporre, in pochi secondi e con la massima sicurezza, la firma digitale nelle modalità consentite (prevalentemente, CADES e PADES), nonché applicare marche temporali che garantiscono la illimitata tenuta nel tempo della firma digitale.
Seppure perfettamente funzionale, e-Sign ha però risentito del passare del tempo, e come si sa, nel mondo dell’informatica pochi anni sono vere e proprie “ere geologiche” (come avrebbe detto un caro Collega e Amico).
La nuova versione
Proprio per questo motivo è stato recentemente presentato il software e-Sign 4 il cui scopo è quello non solo di facilitare l’apposizione della firma digitale e delle marche temporali, ma anche quello di consentire una perfetta integrazione delle operazioni di produzione e presentazione alla firma di documenti all’interno dello studio notarile, dando la possibilità al Notaio e ai suoi collaboratori di usare un unico strumento senza dispersione di documenti e informazioni.
E-Sign 4 si presenta oggi in modalità online e remota, nonché in modalità desktop con una nuova veste, le cui funzionalità sono immediatamente apprezzabili. Ogni funzionalità e impostazione che sarà programmata in una versione (online o desktop) sarà comunque aggiornata e trasmessa automaticamente all’altra versione. Per il download della versione desktop, basterà recarsi sulla pagina riservata della Rete Unitaria del Notariato e scegliere la versione compatibile con il proprio sistema operativo.
La dashboard
E-Sign 4 si apre sulla Dashboard, uno strumento a oggi poco conosciuto, ma assolutamente fondamentale anche per comprendere l’andamento di qualsiasi tipo di attività. In sintesi una dashboard è quella specifica interfaccia grafica che consente di visualizzare in modo intuitivo i dati più importanti per tenere sotto controllo lo stato di un sistema, di un progetto o nel caso che ci interessa, dell’ attività di uno studio notarile in relazione all’uso della firma digitale e delle altre funzionalità connesse.
La dashboard di e-Sign 4 mostra infatti non solo le operazioni recenti (che possono essere approfondite con lo storico anche più risalente delle singole categorie) ma anche con un grafico di dati di utilizzo legato alle singole componenti di uso: firme, verifiche di firma, marche temporali, cifrature e decifrature. Inutile dire che le funzioni della dashboard saranno apprezzate con un uso regolare e continuativo di tale programma.
Subito dopo la parte dashboard, troviamo la parte del wallet, o meglio dello strumento di “portafogli” delle firme, CA di servizio di accesso (come quelle legate al Processo Civile Telematico o Aste Telematiche della Rete Aste Notarili), marche temporali e firme grafiche.
Nel caso del wallet delle firme digitali, l’utente sarà in grado di visualizzare i certificati di firma (fisici su smart card o remoti) collegati al sistema, nonché, appunto, le identità digitali per l’accesso ai servizi forniti dai Tribunali o sezione aste. In ogni caso potranno anche essere caricati altri certificati che fossero eventualmente utilizzati all’interno dello studio notarile.
Nel caso del wallet delle firme, qui potrà essere caricata la marca temporale legata al certificato di firma rilasciato da Notartel oppure, a piacimento, altre tipologie di marche temporali eventualmente utilizzate.
La parte dedicata al wallet delle firme grafiche consente invece di personalizzare la modalità di apposizione di una specifica firma appunto “grafica” nel momento in cui un documento in PDF sarà firmato in modalità PADES (pertanto in modalità di immediata leggibilità in formato PDF ma firmato) in modo da poter apporre un logo specifico di gradimento dello studio, oltre allo standard con apposizione dello stemma della Repubblica Italiana con le informazioni grafiche che si desiderano aggiungere.
La parte dedicata alla firma digitale introduce una nuova funzionalità, quella dei documenti “da firmare” (anche conosciuta, in alcuni software notarili, come “libero firma”). Una volta attivato Notbox, il sistema di condivisione per i notai, i collaboratori dello studio potranno caricare su un vassoio di firma i documenti già predisposti, che si presentare nella apposita sezione al Notaio una volta effettuato l’acceso; i documenti potranno essere verificati, scartati o firmati, ognuno ritornando dal collaboratore che lo ha presentato. Questa funzione permette un controllo rapido ed efficiente dei documenti nonché una straordinaria semplificazione del passaggio dei documenti alla firma.
La sezione di firma ordinaria consente invece di caricare uno o più file, scegliendo il certificato di firma da utilizzare (ed eventualmente anche l’uso della marca temporale), la tipologia di firma nonché, in caso di documento firmato in PADES, la modalità di firma grafica prescelta. La nuova versione consente pertanto, con poche selezioni, di firmare anche grandi quantitativi di documenti, in pochi passaggi e con la massima sicurezza. Una volta terminato il procedimento di firma, i documenti potranno essere visualizzati o scaricati dalle apposite sezioni di scelta.
Le sezioni di verifica di firma e di apposizione di marca temporale poco differiscono rispetto alla versione precedente di e-Sign, se non per il fatto che per la apposizione di marca temporale, come per la firma di documenti, sarà possibile scegliere più documenti ai fini della loro marcatura, notevolmente ottimizzando il tempo di svolgimento di tale operazione.
La cifratura
Un notevole vantaggio deriva invece dall’utilizzo della cifratura con e-Sign 4. Il software infatti trova già implementato al proprio interno il più recente certificato fornito dalla Banca di Italia per la cifratura delle segnalazioni sospette, e automatizza la cifratura scegliendo automaticamente le impostazioni necessarie per la corretta cifratura (nello specifico, l’algoritmo di cifratura AES-128). Non sarà più necessario, pertanto, selezionare per ogni singola operazione né il certificato di cifratura né l’algoritmo, in modo da poter ottenere, con brevi e semplici passaggi, una segnalazione cifrata pronta per la apposizione di firma digitale.
Anche il sistema della decifratura (attualmente limitato alle operazioni legate alle comunicazioni della UIF in relazione a integrazione di segnalazioni già trasmesse) risulta essere particolarmente agevole, limitando la scelta dei file da selezionare in ogni singolo passaggio delle operazioni.
Per gli utenti più esperti, non può non essere apprezzato il pannello delle impostazioni avanzate, che consente la scelta di opzioni predefinite per le singole categorie di operazioni sopra viste, con massima flessibilità anche per la personalizzazione grafica del documento firmato.
E-Sign 4 mantiene la promessa di essere un prodotto evoluto, efficiente, innovativo ma al contempo estremamente accessibile, che possa velocizzare e razionalizzare, seppure con la garanzia dei massimi standard di sicurezza, i procedimenti di firma, verifica, marcatura, cifratura e decifratura che oggi come oggi sono alla base delle attività di uno studio notarile moderno, efficiente e funzionale.
