La parola inglese privacy (resa in italiano con riservatezza) in abbinata al notaio può sembrare un ossimoro, poiché quando si va dal notaio lo si fa per rendere volontariamente pubblico qualcosa: una vendita, una donazione, una convenzione matrimoniale; vi sono anche nell’attività notarile alcune ipotesi di attività coperte da riservatezza (redazione di testamenti) o anche da segreto (segnalazione di operazioni sospette a fini di contrasto del riciclaggio o del terrorismo internazionale) ma sono limitate e specifiche. Naturale destinatario degli atti notarili, infatti, non sono solo le parti, ma è lo Stato inteso sia come Pubblica Amministrazione (gli atti notarili sono per legge soggetti alla registrazione fiscale e quindi destinati ad essere conosciuti dall’amministrazione finanziaria nelle sue varie articolazioni tributarie e catastali) che come comunità dei cittadini (l’atto notarile alimenta tutti i principali registri pubblici che regolano i rapporti tra i privati e fondano la certezza dei nostri diritti: registri immobiliari, registri delle imprese, anagrafe, stato civile, registro delle successioni, registro generale testamenti, solo per citarne alcuni tra i più conosciuti e diffusi).
La stessa Corte di Giustizia Europea ha riaffermato il principio che la conoscibilità legale connessa al pubblico registro è prevalente rispetto all’esigenza del singolo di non veder riconnesso il proprio nome a determinate vicende per lui pregiudizievoli, quando è in gioco la completezza stessa del registro e l’affidamento che i terzi vi ripongono.
Il notaio garante
La pubblicità legale è una garanzia insostituibile di conoscibilità e tracciabilità delle convenzioni tra privati e dunque rispetto ad essa non può essere invocata alcuna riservatezza, così come saremmo portati ad immaginarla rispetto alle nostre vicende più personali; ciò non toglie che ogni singolo registro abbia delle ben precise regole di accesso e consultazione coerenti con le sue finalità: una informazione destinata ad un determinato registro deve pertanto essere comunicata solo ad esso e non essere utilizzata, o peggio fraudolentemente carpita, a meri fini di sfruttamento commerciale. Il notaio è garante nei confronti del cittadino proprio del rispetto di tali regole e da sempre ha assicurato trasparenza ma anche certezza nella conservazione del dato, coerentemente al moderno principio della "protezione" dei dati personali.
I limiti alla trasparenza
Sul fronte della trasparenza il Regolamento Ue 2016/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali, pone a carico del titolare – nel nostro caso il notaio – un obbligo di informazione sulle finalità del trattamento, sulle sue modalità ma anche sui diritti che l’interessato ha. Proprio questi ultimi sono stati in parte rimodulati dal legislatore comunitario, seppure anch’essi vanno contemperati con l’interesse pubblico a cui presidio è stabilito l’intervento notarile, per cui se ciascun interessato avrà sicuramente il diritto di accedere in ogni momento ai dati personali che lo riguardano, altre prerogative – come la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento e lo stesso diritto all’oblio, rilevante novità portata dal GDPR – incontrano i limiti connessi a qualsiasi altro documento pubblico destinato a pubblici archivi, che deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario, salvo la sua possibilità di rettifica nei modi di legge; pertanto i dati personali conferiti per l’incarico professionale e confluiti nell’atto notarile, non potranno essere oggetto di cancellazione o di limitazione del trattamento quando siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913).
Il trattamento dei dati
Dal punto di vista della certezza della conservazione e dell’assoluto rispetto delle libertà personali dei singoli, nonostante la grande mole di dati personali trattati, il notaio non riutilizza i dati personali per fini commerciali cedendoli a terzi, né nella sua attività istituzionale effettua alcuna forma di monitoraggio degli interessati, non adotta alcun processo decisionale automatizzato, tanto meno procede a forme di profilazione automatizzata degli stessi, tratta solo sporadicamente e non su larga scala categorie particolari di dati (gli ex dati sensibili) o dati personali relativi a condanne penali e reati, di norma non conserva tali dati in modo strutturato, poiché essi sono presenti esclusivamente negli atti notarili, ovvero nei documenti utilizzati per la loro preparazione, e sempre e solo in quanto tale trattamento è previsto da disposizioni di legge o essi gli sono volontariamente affidati.
La protezione dei dati
Se, però, un tempo per la corretta conservazione, o meglio "protezione", bastavano carta pregiata ed inchiostri indelebili, l’evoluzione tecnologica ci consegna l’esigenza di attualizzare questi strumenti adattandoli al mutato contesto storico: le procedure di backup e di ripristino dei dati, così come i dispositivi anti intrusione ed i programmi antivirus non fanno che continuare a garantire che i dati personali contenuti negli atti notarli – ora non più solo cartacei – siano preservati e custoditi nel rispetto delle finalità per le quali sono stati volontariamente affidati al notaio. Altrettanto importante a questi fini è un’attenta valutazione della propria organizzazione e la distribuzione dei compiti al suo interno: la sicurezza, come ormai da anni siamo abituati ad intenderla, non costituisce un prodotto da acquistare, ma un processo complesso fatto di uomini e mezzi, continuamente in evoluzione in relazione alle nuove esigenze, ma anche alle nuove minacce che possano minare la corretta conservazione dei dati personali.
Rispetto a tali sfide, quindi, il notaio si farà trovare pronto, sia nell’informare correttamente i propri clienti come giustamente richiesto in modo puntuale dal GDPR, sia nell’organizzare il proprio studio in modo da preservare i dati personali, utilizzando gli strumenti tecnici opportuni e coinvolgendo il proprio personale.
