Cos’è la Firma Digitale
La firma digitale, è uno degli strumenti informatici più utilizzati nell’attività notarile.
Per frequenza di utilizzo è paragonabile addirittura all’email.
Basti pensare che con la firma digitale è possibile, ad esempio, creare le copie conformi digitali, firmare il file dell’adempimento unico e i file destinati al registro imprese, firmare la richiesta delle planimetrie e sottoscrivere gli atti informatici.
In sostanza con la firma digitale si ottiene il risultato di sostituire in tutto e per tutto la firma “inchiostrata”. Tale procedimento, tuttavia, non avviene tramite l’emulazione (seppur con strumenti tecnologici) del gesto tipico della vera e propria firma vergata “a mano” (come avviene nel caso della firma grafometrica), bensì attraverso un procedimento che possiamo definire puramente informatico consistente nell’apposizione di particolari cifrature su un file per il tramite di un particolare dispositivo tecnologico in dotazione del notaio.
Nell’esperienza quotidiana di ciascun notaio, la firma digitale viene generalmente apposta servendosi di un lettore di smart card, collegato a un personal computer, all’interno del quale viene inserita la smart card fornita dal Consiglio Nazionale del Notariato.
Il software che viene usato per gestire le operazioni di firma è e-Sign, sviluppato da Notartel nel 2010.
L’utilizzo della firma digitale ha garantito, quindi, nell’ultimo decennio lo snellimento di numerose attività proprie degli studi notarili, riducendo i tempi necessari a svolgere gli adempimenti, comportando uno snellimento dei costi e accorciando le distanze sia tra gli stessi notai sia tra questi ultimi e i clienti.
La Firma Digitale remota
In questo contesto si è inserita di recente la c.d. firma digitale remota, la quale consente di apporre una firma digitale senza l’utilizzo di dispositivi hardware connessi al computer né di smart card. Più precisamente la smart card ed il relativo lettore serviranno unicamente in fase di attivazione del servizio al fine di consentire l’associazione della firma remota al titolare della relativa smart card.
La firma remota può essere utilizzata con un Pc o con un dispositivo mobile (smartphone o tablet) a mezzo delle applicazioni sviluppate da Notartel.
In ogni caso, tuttavia, è necessario utilizzare un componente OTP, ovverosia un componente fisico o virtuale, il quale ha il compito di generare una chiave numerica di sblocco “usa e getta” o “one time password”.
Il componente OTP può essere, come detto, fisico o virtuale in quanto la chiave può essere generata alternativamente:
- A) tramite un’app per dispositivi mobile denominata eSignOTP, che è scaricabile gratuitamente per dispositivi ios ed android</em>;
- B) oppure tramite un dispositivo fisico, paragonabile ai token forniti dalle banche per accedere ai servizi di home banking, consistente in una chiavetta acquistabile direttamente presso Notartel, il cui costo è di circa 40 euro.
Oltre al dispositivo OTP si dovrà disporre del PIN presente sulla scratch card che sarà fornita all’uopo dal Consiglio Notarile di appartenenza. OTP e PIN integrano in sostanza una autenticazione a 2 fattori, necessaria per ragioni di sicurezza e richiesta dalle norme vigenti. Sarà, inoltre, necessario disporre di una connessione internet durante tutto l’arco dell’operazione.
Quando si usa
La firma digitale remota potrà essere usata nei seguenti casi:
– per la sottoscrizione di documenti informatici su PC anche differenti dalla postazione di lavoro abituale utilizzando i software predisposti da Notartel (e-Sign con il client pack, il nuovo e-Sign online o iStrumentum Web;
– per la sottoscrizione di un documento con il proprio smartphone o tablet utilizzando in questo caso eSignApp, disponibile gratuitamente su Apple Store e su Google Play, che permette di firmare i file che sono presenti sui dispositivi mobili e su aree di lavoro remote.
Più nel dettaglio, la firma remota dovrà essere richiesta a Notartel e attivata direttamente dall’area riservata ai notai dal portale https://ca.notariato.it/ca/. Successivamente il Consiglio Notarile Distrettuale rilascerà al notaio una seconda scratch card per la stessa. La scratch card è il supporto su cui sono riportati: il PIN, il PUK e il codice Enroll. Per maggiore completezza e per i dettagli tecnici si consiglia la consultazione della “Guida rapida” predisposta da Notartel il 14 gennaio 2019 disponibile sul portale Webra.
Perché usarla
Le opportunità offerte dalla firma remota si calano perfettamente al contesto socio economico in cui opera il notaio, connotato da una elevata esigenza di dinamicità e nel quale la circolazione dei documenti informatici, e in particolare di quelli autentici, assume sempre maggiore rilevanza.
La firma elettronica ormai è una realtà conosciuta ed apprezzata non soltanto dai notai e il suo utilizzo è molto diffuso soprattutto tra aziende, e in piccola parte anche tra i privati. Tramite la firma elettronica un privato o il rappresentante di una impresa può sottoscrivere un atto notarile informatico attraverso un software, sempre sviluppato da Notartel, che prende il nome di iStrumentum. Tuttavia, a causa di alcune limitazioni dovute agli elevati standard di sicurezza richiesti dalle norme vigenti, sarà impossibile per il cliente sottoscrivere un atto notarile informatico a mezzo della firma digitale remota. L’atto dovrà pertanto essere sottoscritto tramite la normale firma digitale o, in alternativa, attraverso l’utilizzo della firma grafometrica.
