Produrre copie di fatture elettroniche ed estratti

di Piergiulio Cinelli, Notaio

In Infonews N° 1 – Gennaio 2020

Poche materie come quella delle scritture contabili di impresa sono state percepite, per lungo tempo, e sono ancora percepite, come materia distante dall’attività giuridica in senso stretto. Le ragioni di tale pregiudizio sono molteplici e affondano, per la maggior parte, nel fatto che le norme legate alla regolamentazione di tali scritture sembrano rispondere, a una prima lettura, a esigenze di carattere esclusivamente tecnico.

Rappresentazione della movimentazione economica e contabile legata all’impresa e alla società, la scrittura contabile costituisce al tempo stesso uno strumento di controllo interno ed esterno dell’attività d’impresa e l’obbligatorietà della sua (regolare) tenuta risponde all’esigenza della verifica, formale e sostanziale, dello svolgimento e andamento dell’attività stessa.

Se questo è vero da un punto di vista strettamente sostanziale, la scrittura contabile vede potenziata la propria rilevanza nel momento in cui essa è tradotta in un atto ad alto contenuto processuale, attraverso la sua verifica e la sua estrazione dai libri contabili di cui essa fa parte, in particolar modo per le finalità previste dagli articoli 633 e seguenti cod. prov. civ. in sede di instaurazione di procedimento monitorio.

In tutto questo il notaio è chiamato a rispondere alle esigenze di carattere sostanziale (ma in particolar modo processuale) delle verifiche e delle produzioni di estratti e copie di scritture contabili che, nate come strumento univoco e leggibile, mostrano oggi nuove e rinnovate complessità dovute anche alla evoluzione tecnologica e digitale. E la maggiore difficoltà sta proprio nel fatto che la ‘rivoluzione digitale’ dell’ultimo ventennio, seppure mossa dalle citate esigenze di semplificazione e adeguamento del diritto positivo alle nuove richieste della informatizzazione, nuovamente lascia all’interprete più dubbi che certezze.

Scritture contabili e fatture elettroniche

Tralasciando l’esame specifico della normativa di diritto sostanziale di riferimento relativo alle scritture contabili e alle fatture, e se volessimo cercare il momento iniziale della deregolamentazione della disciplina del settore informatico, causata da un successivo eccesso e una disomogeneità della produzione normativa, si potrebbe fare riferimento alla novella del 1994 (L. 8 agosto 1994, n. 489 in conversione del decreto legge 357/1994), normativa nata con lo scopo di accelerare la ripresa dell’economia e dell’occupazione, nonché di ridurre gli adempimenti a carico del contribuente. Per l’effetto di tale novella si è assistito anche alla modifica all’articolo 2220 cod. civ., anche con previsione di regole sulla conservazione della contabilità su supporto diverso da quello tradizionale.

In particolar modo, l’art. 7, comma 4ter, d.l. 357/1994 convertito in legge 489/1994 prevede espressamente che “a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici e’ considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.”

In sintesi, la regolare tenuta dei libri contabili su supporto informatico è comunque garantita anche in caso di mancata trascrizione (stampa) per l’esercizio contabile in relazione al quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle dichiarazioni annuali.

Vale inoltre la pena ricordare che da tale data seguono, ulteriormente, le modifiche all’articolo 2220 cod. civ., con l’inserimento di un terzo comma, che attualmente recita: “Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”, nonché l’introduzione dell’articolo 2215bis cod. civ. che prevede in particolare terzo comma che “gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.” ed al quarto comma che “i libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.”

Infine è di assoluta rilevanza l’entrata in vigore del d.lgs. 110/2010, emanato su delega contenuta all’articolo 65 della legge 69/2009, e contente disposizioni in tema di atto pubblico informatico (e attività notarile informatica in generale), nonché della direttiva 2014/55/UE in tema di fattura elettronica per le pubbliche amministrazioni e la successiva legge 205/2017 (legge di bilancio 2018), con introduzione della disciplina e del regime della fatturazione elettronica, con apposite regole tecniche in tema di emissione (concretizzata solo al momento del deposito presso lo SDI), l’estrazione delle fatture depositate, le ricevute allegate alle fatture depositate, la firma delle ricevute, nonché l’emissione del decreto MEF 17 giugno 2014, in forza del quale i documenti informatici rilevanti ai  fini  tributari  hanno  le caratteristiche dell’mmodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità e le modalità di registrazione e conservazione delle scritture contabili.

Tipologia di scritture contabili

Le modalità di formazione e tenuta delle scritture contabili consentono pertanto di verificare tre specifiche modalità di conservazione:

• documento formato, tenuto e conservato in modalità cartacea: la semplice esibizione del documento, che sia rispettoso delle previsioni del codice civile, consente la sua verifica e l’estrazione di copie ed estratti;
• documento formato e tenuto su supporto informatico, ma destinato alla conservazione cartacea della scrittura contabile, : in tale ipotesi la estrazione di certificati ed estratti sarà ammessa solo quando sia stata eseguita la stampa cartacea del file relativo al periodo prefissato dalle norme di riferimento, in presenza degli adempimenti e dei requisiti previsti per la rispettiva tipologia documentale obbligatoria, e della sua finale conservazione a norma di legge, ove esistente;
• documento formato, tenuto e conservato su solo supporto informatico: in tale ipotesi la estrazione di certificati ed estratti sarà ammessa solo a partire dal momento in cui il singolo file, relativo al periodo di imposta formato nelle modalità previste dalla legge, venga sottoscritto con firma digitale e su esso venga ulteriormente apposta la marca temporale in regola con i requisiti previsti per la conservazione a norma, ove esistente.

Il requisito della conservazione della scrittura contabile, precedentemente previsto come elemento naturale e successivo alla formazione e compilazione della scrittura contabile, diviene oggi elemento di discrimine ed assolutamente caratterizzante la natura (e pertanto anche la stessa disciplina) della scrittura contabile stessa.

Conservazione che diventa pertanto un adempimento separato, successivo, consistente nella apposizione di elementi di carattere informatico (firma e marca) rimessa, di fatto, alla disponibilità del soggetto individuato, secondo la legge, alla realizzazione di tale adempimento, ma in nessun caso verificabile in una fase precedente.

E’ sufficientemente chiaro, alla luce della produzione normativa sul tema, che il notaio non possa più affidarsi ad una formula univoca per accompagnare la propria indagine, quanto sia costretto a plasmare di volta in volta la dicitura di un accertamento che avviene, in ogni singolo caso, secondo diversi e articolati accertamenti.

Tipologie e modalità di estratti e copie di scritture contabili e fatture

In base a quanto detto precedentemente, il notaio potrà effettuare copie ed estratti delle scritture contabili in base alla modalità della loro tenuta e conservazione, e così in particolare:

• scritture contabili cartacee, vidimate: sarà consentita la predisposizione di estratti come prima della riforma del 2001 fino a quando vigeva l’obbligo di vidimazione e bollatura;
• scritture contabili cartacee, non vidimate: sarà consentita la predisposizione di estratti nei soli casi di libri tenuti secondo le modalità previste dalle leggi tributarie (ad esempio registri IVA), mentre per gli altri registri sarà possibile la sola emissione di “copie conformi”
• scritture contabili digitali sottoposte a conservazione sostitutiva in formato digitale (siano esse già formate digitalmente che successivamente convertite in formato digitale): sarà consentita la predisposizione di estratti previa la verifica dei requisiti dei documenti ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 (documento statico, esibito secondo le modalità previste, memorizzato su supporto idoneo alla conservazione, contenente adeguati indici di ricerca) al quale siano apposti la sottoscrizione elettronica e la marcatura temporale dal conservatore;
• scritture contabili tenute e conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento informatico avente un valore probatorio pari a quelle conservate su supporto cartaceo con vidimazione iniziale ai sensi dell’articolo 2215-bis: per la realizzazione di un estratto sarà necessario verificare la numeratura del libro, l’indicazione dell’anno di imposta, la regolare tenuta della contabilità, nonché (da un punto di vista tecnico) il formato del documento (statico e non modificabile), la firma digitale del responsabile della conservazione, la marcatura temporale, il rispetto del termine annuale per l’apposizione di firma e marca, la regolare tenuta della contabilità (ossia l’esistenza di un supporto di conservazione durevole, l’ordine cronologico senza soluzione di continuità e le funzioni di ricerca ed estrazione dati dall’archivio).