A gettare le fondamenta del cloud negli anni ’60 è stato il professor John McCarthy: lo scienziato informatico, conosciuto anche per aver coniato il termine Intelligenza Artificiale.
In un celebre discorso tenuto al MIT, il Massachusetts Institute of Technology, John McCarthy ha introdotto l’idea di Time Sharing, ossia di un computer in grado di supportare la presenza simultanea di più utenti, il fondamento della virtualizzazione di cui oggi usufruiamo.
Sempre nel 1961 è stato McCarthy a introdurre il concetto di Utility computing, un modello di fornitura di servizi on demand per i clienti con tariffe a consumo, un po’ come l’energia elettrica.
Forse non tutti sanno che è disponibile uno spazio in cloud dove poter archiviare i file dello studio notarile, ma anche modificarli e condividerli con altri colleghi, e con i clienti, con una semplice connessione internet, da un PC o da un dispositivo mobile.
Si chiama “Notbox” il servizio in cloud del notariato che rende possibile tutto questo, garantendo la sicurezza nell’archiviazione e disponibilità dei documenti.
Il servizio infatti è in linea con le direttive del Regolamento UE n. 2016/679 (denominato GDPR), sul trattamento dei dati personali.
Ma qual è la definizione di cloud?
La definizione può sembrare un po’ astratta, ma sostanzialmente è un termine usato per descrivere una rete globale di server, ognuno con una funzione univoca.
Il cloud non è un’entità fisica, ma è una vasta rete di server remoti ubicati in tutto il mondo, che sono collegati tra loro e operano come un unico ecosistema.
Questi server possono archiviare e gestire dati, eseguire applicazioni o distribuire contenuti o servizi, ad esempio video in streaming, posta elettronica Web, software di produttività aziendale o social media.
Anziché accedere a file e dati da un computer locale, si accede online, da qualsiasi dispositivo che disponga di una connessione Internet, e le informazioni saranno disponibili sempre, indipendentemente dalla tua posizione.
Ma vediamo come funziona
In pratica con Notbox si accede in uno spazio cloud dove è possibile archiviare, modificare e condividere file – quindi documenti – per averli sempre a disposizione, basta una connessione internet.
Ci si può collegare da PC o da dispositivo mobile ovunque siamo.
Quali sono i vantaggi per il notaio
La tecnologia facilita in molte attività quotidiane, in numerose occasioni. Nelle giornate lavorative utilizziamo numerosi strumenti “cloud computing” senza rendercene conto.
Controllare la posta elettronica, condividere un file memorizzare un documento sono diventati atti quotidiani con cui si risparmia tempo e fatica.
Questo significa favorire la collaborazione nel proprio studio, con la propria clientela, indipendentemente dalla loro ubicazione, e permette di lavorare in modo flessibile e produttivo anche da remoto.
Avere i file sempre aggiornati grazie alla sincronizzazione dei dati con altri dispositivi fissi o mobili in modo da avere tutto e sempre a portata di mano.
Con la sincronizzazione, tutte le modifiche apportate a un file nel servizio cloud vengono allineate in modo che ogni copia del file contenga le ultime modifiche.
Tra gli altri grandi vantaggi Notbox offre:
- Si può firmare digitalmente ogni documento, con pochi click, tramite la funzione di firma remota.
- Si può gestire direttamente la casella di posta certificata, grazie al modulo PEC.
- È possibile inviare file anche di grandi dimensioni al sistema di Conservazione degli Atti Notarili del Consiglio Nazionale.
- L’integrazione con la PNI – la Piattaforma del Notariato Italiano.
È anche possibile utilizzare i file contenuti nel cloud durante la stipula di un atto digitale.
I vantaggi per i clienti
È un grande strumento di condivisione: infatti è possibile modificare i file in autonomia o insieme ai collaboratori grazie all’integrazione con un potente editor online.
È possibile condividere cartelle e documenti con collaboratori e clienti.
Inviare e ricevere documenti anche di grandi dimensioni con i clienti è davvero agevole. I clienti non devono avere installato alcun software; ricordiamoci che stiamo parlando di un servizio cloud!
In conclusione un servizio semplice, veloce e sicuro.
È disponibile per piattaforma Windows, MacOs, e per i dispositivi Android e iOS.
