I notai dialogano da tempo con la Pubblica Amministrazione esclusivamente con documenti informatici trasmessi telematicamente e muniti di firma digitale che vanno ad alimentare pubblici registri, ad esempio i registri immobiliari e il registro delle imprese.
Il sistema dei pubblici registri, e in particolare quelli immobiliari, si basa in tutti i paesi di civil law sulla garanzia dello Stato per la loro tenuta (che comprende la tutela giurisdizionale) e sull’immissione nei pubblici registri di documenti qualificati (in genere l’atto notarile e la sentenza). Questo consente di avere costi di transazione inferiori e livelli di sicurezza superiori rispetto ad altri sistemi giuridici.
La presenza dell’intermediario professionale (il pubblico ufficiale, il notaio) per l’immissione dei dati nel pubblico registro è una garanzia della qualità del dato, che rende affidabile il registro. Forme di pubblicità complesse come quella immobiliare devono poter sottostare ad un’autorità pubblica, un giudice: una sentenza di nullità deve poter riscrivere (correggere) anche a distanza di anni il contenuto dei pubblici registri, e deve far capo ad un’autorità superiore di controllo.
Tuttavia il proliferare di documenti che costituisce uno dei dati caratteristici dell’era digitale, consente in astratto di registrare, conservare, e in qualche modo garantire gli effetti giuridici di tutto ciò che è oggetto di documentazione e quindi, ormai, praticamente di tutto, visto che anche un messaggio whatsapp è senz’altro un documento ed è imputabile al suo autore.
Ciò presta il fianco ad un tentativo piuttosto frequente di mistificazione: si tende infatti ad affermare che la documentazione informatica è di per sè garantita dallo strumento utilizzato, con la conseguente minore utilità della tutela dello Stato, e con la sostanziale attribuzione di maggiori poteri a ipotetici gestori del sistema (se si condivide l’idea che chi gestisce un sistema tecnologico sarà sempre in grado di indirizzarne le finalità).
Qualunque registro, perché sempre di registri si tratta, anche se parliamo della conservazione di messaggi whatsapp o post sui social, dipende dalla qualità e attendibilità di chi lo gestisce e di chi lo alimenta, a partire dalla identificabilità per arrivare alla qualificazione professionale o all’attribuzione di pubbliche funzioni o pubblici poteri.
Per questo è necessaria una funzione di controllo e garanzia da parte di soggetti che siano terzi e non attori del sistema, e in questo contesto si inquadra un ruolo tecnologicamente evoluto del notaio che può rendere possibile anche la gestione di quelli che abbiamo definito registri pubblici sussidiari.
Accanto al ruolo pubblico primario ed esclusivo che oggi svolge quale affidabile alimentatore e gestore di una serie di registri pubblici, il notariato, domani, potrebbe alimentare e gestire altri registri su delega statale (si è discusso anche a livello parlamentare del Registro delle Successioni) e creare e gestire propri registri sicuri e tecnologicamente efficienti su base volontaria: Registro procure; testamenti olografi depositati fiduciariamente; amministrazioni di sostegno, o anche altri.
Mi riferisco a uno o più data base di informazioni riguardanti atti notarili o comunque attività notarili che attualmente non hanno forme di pubblicità legale idonee ad assicurare la loro conoscibilità e per le quali il notaio potrebbe essere “porta di accesso” alle informazioni stesse.
I risultati positivi sarebbero molteplici, a seconda della tipologia di registro e dei destinatari delle informazioni contenute, in termini di:
- sicurezza per i notai: risponderebbe a questa esigenza, ad esempio, un registro delle procure e delle relative revoche. Il registro dovrebbe contenere, quanto meno nella prima fase, le sole procure generali, in prospettiva, se ritenuto opportuno, il registro potrà essere esteso anche alle procure speciali rilasciate. Si tratta di atti per i quali non esiste un sistema di conoscibilità legale, ma per i quali è previsto un onere di conoscibilità;
- fiducia e conoscibilità da parte dei cittadini e di alcuni altri soggetti qualificati (es. Magistrati) di informazioni e documenti oggi difficilmente reperibili: i testamenti olografi, designazioni di amministratore di sostegno ricevuta dai notai mediante atto pubblico o scrittura privata autenticata ai sensi dell’articolo 408 del codice civile. Per i testamenti il registro dovrebbe contenere i testamenti olografi depositati fiduciariamente al notaio, per i quali attualmente non vi è alcuna forma di pubblicità. Per la designazione di amministratore di sostegno, la legge, dopo aver previsto una forma vincolata per tale atto, non ha previsto una conseguente pubblicità; questo vuoto normativo potrebbe essere efficacemente colmato dal registro “sussidiario”;
- valorizzazione della funzione del notaio come centro di servizi per il cittadino e come garante della conservazione di dati ed informazioni.
Parafrasando una nota campagna pubblicitaria il notariato ha le competenze e la tecnologia per farlo, e per questo il Consiglio Nazionale del Notariato ha deliberato di incamminarsi su questa strada, studiando con la sua società di informatica la creazione di una apposita piattaforma informatica.
