{"id":5289,"date":"2020-07-01T00:00:00","date_gmt":"2020-06-30T22:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.2.57\/index.php\/2020\/07\/01\/home_n3_2020-3\/"},"modified":"2024-07-03T09:48:15","modified_gmt":"2024-07-03T07:48:15","slug":"home_n3_2020-3","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/2020\/07\/01\/home_n3_2020-3\/","title":{"rendered":"Firmare e archiviare l\u2019atto pubblico informatico"},"content":{"rendered":"

Percorriamo insieme, passo per passo, tutti i passaggi necessari per far acquisire validit\u00e0 di atto pubblico informatico a un contratto predisposto unicamente con modalit\u00e0 digitali<\/strong>. La normativa attuale consente, infatti, alle parti di richiedere, per ogni tipologia di contratto, che il notaio vi proceda, anzich\u00e9 mediante le ordinarie modalit\u00e0 formali, consistenti nella redazione e sottoscrizione di un documento cartaceo (con relativi allegati), con modalit\u00e0 esclusivamente informatiche.<\/p>\n

La normativa in vigore dal 3 agosto 2010 prevede che tutti gli atti notarili possono essere anche informatici: con il decreto legislativo n. 110\/2010 \u201cDisposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell’articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69\u201d (in G.U. n.166 del 19 luglio 2010), \u00e8 stata prevista la possibilit\u00e0 di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonch\u00e9 di sottoscrivere i medesimi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale. Anche per tali atti rimane obbligatoria la presenza del notaio<\/strong> in occasione della apposizione della sottoscrizione con modalit\u00e0 digitali e la necessit\u00e0 che l\u2019atto subisca tutti i controlli normali necessari per il suo perfezionamento.<\/p>\n

Dal primo gennaio 2013 inoltre ai sensi del Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163 cd cosiddetto “Codice dei contratti pubblici<\/strong>“, anche per gli appalti pubblici, la redazione \u00e8 obbligatoriamente effettuata in modalit\u00e0 esclusivamente elettronica con Atto Pubblico Informatico.<\/p>\n

Qui di seguito, quindi, forniamo le indicazioni utili a perfezionare un atto pubblico informatico in tutti quei casi in cui le parti contraenti siano gi\u00e0 in possesso di una firma digitale o di una firma qualificata e il notaio non intenda utilizzare il software iStrumentum<\/strong> <\/a>(che \u00e8 il programma progettato da Notartel con il Settore Informatico del C.N.N. e sviluppato in collaborazione con Aruba, che permette di sottoscrivere un documento digitale).<\/p>\n

Questa procedura \u00e8 dunque percorribile con riferimento ad ogni atto che si intenda assumere in maniera esclusivamente informatica.<\/p>\n

Le operazioni legate all\u2019atto informatico riguardano sia la sua formazione come documento, sia l\u2019apposizione delle firme digitali da parte dei contraenti e la chiusura da parte del notaio, sia infine la sua conservazione secondo le norme di legge.<\/p>\n

La predisposizione del documento da firmare<\/strong><\/p>\n

Iniziamo dalle attenzioni che si devono porre con riguardo alla predisposizione del documento informatico da firmare.<\/p>\n

Il primo passaggio riguarda, come nella norma degli atti notarili, la predisposizione del documento.<\/p>\n

Il notaio deve predisporre (o far predisporre) il documento da leggere in un file e procede alla sua lettura<\/strong> alle parti che di norma avviene leggendo il testo riprodotto sullo schermo di un computer sotto il controllo del notaio. Durante la lettura vengono eventualmente effettuate tutte quelle ultime modifiche e correzioni che si rendessero necessarie.<\/p>\n

Terminata la lettura occorre procedere a creare i file idonei per la loro sottoscrizione secondo legge.<\/p>\n

Qualunque sia il formato utilizzato per la predisposizione inziale del testo dell\u2019atto, formato che talvolta \u00e8 direttamente quello proposto dalla casa di software che fornisce il servizio e l\u2019assistenza allo studio notarile, occorre procedere a convertire questo formato nel formato PDF\/A<\/strong>.<\/p>\n

Tale conversione a volte avviene in maniera automatica, essendo questa procedura gi\u00e0 inserita nei software notarili di gestione degli studi.<\/p>\n

Qualora non ci si avvalga di una casa di software che fornisce il programma di conversione, e in ogni altro caso in cui il formato originale del documento letto, non contenga l\u2019estensione PDF\/A, la conversione pu\u00f2 essere fatta avvalendosi direttamente delle opzioni di memorizzazione in tale formato del testo dell\u2019atto, mediante il link \u201csalva con nome\u201d, oppure utilizzando uno dei sistemi di conversione online accessibili gratuitamente in numerosi siti (ad es.: https:\/\/smallpdf.com\/it\/convertitore-pdf<\/strong><\/a>; <\/a>https:\/\/tools.pdf24.org\/it\/converti-in-pdf<\/a><\/strong>).<\/p>\n

Il documento informatico avr\u00e0 a questo punto una estensione PDF\/A e sar\u00e0 idoneo a raccogliere le firme.<\/p>\n

Gli allegati<\/strong><\/p>\n

Qualora il documento informatico contenga degli allegati, dopo la loro lettura effettuata alle parti dal notaio (salvo che ne abbia avuto espressa dispensa), occorre anche per questi la loro riduzione in documenti informatici, aventi la medesima estensione di PDF\/A di cui al punto precedente.<\/p>\n

Sovente gli allegati sono forniti non direttamente in formato elettronico, ma la loro lettura avviene utilizzando degli originali cartacei.<\/p>\n

In questo caso sar\u00e0 necessario convertire tali documenti da cartacei ad elettronici<\/strong> (sempre in formato PDF\/A) e pertanto dovranno essere scansionati e memorizzati (nel PC dello studio) nella medesima cartella dove \u00e8 contenuto il documento originale; per comodit\u00e0 si consiglia di nominare tutti gli allegati con la medesima lettera di riferimento contenuta nell\u2019atto (ad es.: \u201cA\u201d, \u201cB\u201d \u2026), seguita dal numero di Repertorio.<\/p>\n

Predisposizione di cartella contenitore<\/strong><\/p>\n

Giunti a questo punto, per facilitare le successive operazioni di firma e verifica, si suggerisce di aprire sul desktop del proprio computer, sul quale \u00e8 installato il lettore di firme ed il relativo software, la cartella nella quale sono stati inseriti sia il documento (atto), dia tutti gli allegati, che risulteranno memorizzati con formato PDF\/A.<\/p>\n

Sar\u00e0 quindi pi\u00f9 facile andare a recuperare sia il file dell\u2019atto, sia quelli dei singoli allegati.<\/p>\n

Lettore di firma \u2013 chiavette autoinstallanti<\/strong><\/p>\n

Il computer utilizzato per effettuare l\u2019intera operazione deve essere collegato con un lettore di firma; normalmente pu\u00f2 utilizzarsi il medesimo lettore di firma che si usa per apporre la firma digitale sui documenti da inviare all\u2019Agenzia delle Entrate (Unico) o al Registro delle Imprese.<\/p>\n

Tale lettore di firma \u00e8 idoneo a riconoscere anche le altre firme digitali o qualificate rilasciate dalle altre autorit\u00e0 di certificazione.<\/p>\n

In tale lettore di firma vanno inserite le firme digitali o le firme elettroniche qualificate da parte di tutti i comparenti<\/strong> che devono sottoscrivere (digitalmente) l\u2019atto e i documenti allegati.<\/p>\n

Tuttavia a volte qualche cliente non \u00e8 in possesso di un dispositivo di firma formato \u201csmart card\u201d, ma il certificato di firma \u00e8 contenuto in una chiave USB autoinstallante.<\/p>\n

In quest\u2019ultimo caso occorre inserire la chiave USB del cliente in una porta idonea del computer utilizzato e poi lanciare un programma che viene proposto appena dopo inserita la chiave e che di norma ha una estensione finale .exe.<\/p>\n

Questo meccanismo consente di aprire una tendina sullo schermo del computer, con visualizzati i link dove trascinare i vari file da firmare.<\/p>\n

Il software di firma<\/strong><\/p>\n

L\u2019apposizione della firma digitale prevede, in concreto, la creazione di un file che viene definito \u201cbusta crittografica<\/strong><\/a>\u201d, il quale reca al suo interno: il documento originale, l\u2019evidenza informatica della firma e la chiave per la sua verifica.<\/p>\n

La chiave di verifica della firma \u00e8, a sua volta, contenuta nel certificato emesso a nome del soggetto sottoscrittore. Tale certificato presenta caratteristiche di autenticit\u00e0 che sono garantite da apposite \u201cautorit\u00e0 di certificazione\u201d, che in Italia sono quei soggetti che svolgono attivit\u00e0 di certificatore accreditato, come previsto dall\u2019art. 29, comma 1 del C.A.D.<\/p>\n

In genere una firma digitale pu\u00f2 essere posta attraverso diverse modalit\u00e0 ed avere, di conseguenza, diversi formati elettronici.<\/p>\n

A questo proposito, i due formati principali<\/strong> di firma digitale risultano essere: il formato \u201cCAdES<\/strong>\u201d ed il formato \u201cPAdES<\/strong>\u201d.<\/p>\n

Per quanto riguarda il primo dei due formati, il CAdES (acronimo per: Cryptographic message syntax Advanced Electronic Signatures), comporta che qualora la firma digitale venga apposta con questa modalit\u00e0, il documento informatico firmato ed il file contenente la firma digitale sono entrambi inseriti in una \u201cbusta\u201d. Tale file, contenente documento e firma, presenter\u00e0 un\u2019estensione di tipo .p7m e il suo contenuto sar\u00e0 visualizzabile solo mediante l\u2019impiego di un apposito software in grado di aprire il documento firmato. Qualora, invece, la firma digitale sia posta con modalit\u00e0 PAdES (acronimo per: Portable document format Advanced Electronic Signature) il documento informatico avr\u00e0 una diversa estensione, cio\u00e8 quella del formato .pdf, leggibile attraverso l\u2019impiego dei comuni lettori disponibili per questo formato.<\/p>\n

Al fine di poter sottoscrivere documenti con utilizzo della firma digitale occorre utilizzare un software specifico: e-Sign<\/strong> \u00e8 il software elaborato da Notartel per la firma digitale, che consente di verificare firme digitali, di fare richiesta di Marca Temporale a una TSA (Time Stamping Authority), di cifrare e decifrare file.<\/p>\n

Il software – con una semplice installazione – \u00e8 predisposto per gestire le firme nei formati, fra l\u2019altro, CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), per interfacciarsi con le diverse tipologie di formati per utilizzare diverse tecniche di imbustamento.<\/p>\n

Questo software (e-Sign) \u00e8 normalmente gi\u00e0 installato sul computer che il notaio utilizza per apporre la propria firma digitale relativamente ai documenti da inviare con Unico o al Registro Imprese.<\/p>\n

Prima di procedere ad acquisire le firme delle parti occorre fare attenzione che il programma e-Sign sia settato nel formato corretto che \u00e8 quello indicato come \u201cp7m\/cades\u201d.<\/p>\n

A tal fine: aprire sul desktop del computer, dove risulta inserita la cartella contenente i file da firmare e che risulta anche collegato con un lettore di firma, il programma e-Sign.<\/p>\n

Cliccare sul link \u201cStrumenti\u201d, poi sul link \u201cOpzioni\u201d ed infine sul link \u201cFirma\u201d.<\/p>\n

Qui aprire il menu a tendina \u201cTipologia di firma predefinita\u201d e impostare il formato \u201cp7m\/cades\u201d qualora non risulti gi\u00e0 indicato quest\u2019ultimo.<\/p>\n

Indi cliccare \u201cSalva\u201d.<\/p>\n

La raccolta delle firme<\/strong><\/p>\n

A questo punto \u00e8 tutto pronto per la sottoscrizione dell\u2019atto da parte dei contraenti.<\/p>\n

Le modalit\u00e0 di apposizione della firma, come gi\u00e0 accennato poc\u2019anzi, variano a seconda che la parte che sottoscrive sia in possesso di un certificato di firma contenuto in una \u201csmart card\u201d, ovvero se la firma \u00e8 contenuta in una chiave USB.<\/p>\n

Nel primo caso:<\/p>\n