{"id":5221,"date":"2017-02-27T00:00:00","date_gmt":"2017-02-26T23:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.2.57\/index.php\/2017\/02\/27\/home_n4_2016-4\/"},"modified":"2024-07-02T11:24:03","modified_gmt":"2024-07-02T09:24:03","slug":"home_n4_2016-4","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/2017\/02\/27\/home_n4_2016-4\/","title":{"rendered":"Conservazione a Norma"},"content":{"rendered":"

Il Consiglio nazionale del Notariato \u00e8 dotato di un sistema di conservazione a norma di documenti informatici, disponibile per l’intera categoria. Il sistema \u00e8 centralizzato presso le strutture della Notartel <\/strong>S.p.A., societ\u00e0 informatica del notariato inserita nell’elenco dei Conservatori accreditati AgID<\/strong>, e che gestisce gi\u00e0 l’autorit\u00e0 di certificazione della firma digitale dei notai italiani. Il Sistema di Gestione della Sicurezza e delle Informazioni di Notartel \u00e8 conforme alla norma ISO\/IEC 27001:2013<\/strong> per l’attivit\u00e0 di “Erogazione servizi di conservazione, posta elettronica certificata e firma digitale”.<\/p>\n

La normativa
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La conservazione dei documenti di cui \u00e8 autore costituisce uno dei compiti principali<\/strong> del notaio, come risulta sin dall’art. 1 della legge notarile (L. 16 febbraio 1913, n. 89) che sancisce che i «I notari sono pubblici ufficiali istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volont\u00e0, attribuire pubblica fede, conservarne il deposito… », e si desume dall’intero ordinamento del Notariato, e in particolare dall’articolo 61 della legge notarile, che stabilisce regole per la conservazione e limitati casi di esonero da tale obbligo, dall’art. 72 del regolamento notarile, e dal rigoroso sistema sanzionatorio.<\/div>\n
La normativa sulla conservazione del documento informatico \u00e8 racchiusa essenzialmente negli articoli da 40 a 44-bis<\/i> del Codice dell’amministrazione digitale e negli articoli 62-bis<\/i> e seguenti della legge notarile integrata da specifiche norme di dettaglio.<\/div>\n
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Il documento nel tempo e il suo valore legale
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L’obbligo di conservare i documenti informatici secondo le norme vigenti in materia, come requisito essenziale per la conservazione del loro valore legale, trae fondamento dalla constatazione che il documento informatico, se non conservato in sicurezza, \u00e8 non solo facilmente deteriorabile, ma anche alterabile e falsificabile. Il complesso delle norme in materia di conservazione del documento informatico tende, pertanto, alla realizzazione di due obiettivi fondamentali: la fruibilit\u00e0 del documento nel tempo ed il mantenimento del valore legale.<\/div>\n
\nTutti i documenti, quindi, devono essere conservati con modalit\u00e0 che assicurino la certezza <\/strong>del momento in cui il documento \u00e8 inserito nell’archivio e la sua intangibilit\u00e0 <\/strong>successiva, e devono essere mantenuti leggibili nel tempo. Deve inoltre essere garantita la possibilit\u00e0 di verificare per un tempo indeterminato l’imputabilit\u00e0 del documento che sia munito di firma digitale o firma elettronica qualificata.<\/div>\n
Tra i compiti del responsabile della conservazione assume particolare rilievo quello di assicurare il tempo di effettuazione della procedura di conservazione, e dell’inserzione quindi del documento nell’archivio informatico. Ci\u00f2 vale in particolar modo per i documenti informatici sottoscritti con firma digitale, in considerazione della revocabilit\u00e0 e della necessariamente limitata durata nel tempo dei certificati di firma.<\/div>\n
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La piattaforma tecnologica dove memorizzare gli originali
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Il notaio invia al sistema di conservazione un insieme di documenti ("plico<\/strong>") costituenti un originale notarile informatico, che potr\u00e0 in qualunque momento essere visualizzato dal notaio stesso, il quale ne potr\u00e0 estrarre copia. Il sistema verifica che i documenti presenti nel plico siano conformi ai formati previsti e appone ai file le evidenze informatiche secondo quanto disposto dalla normativa vigente in materia di conservazione di documenti digitali.<\/div>\n
La scelta di centralizzare la struttura, ma non gli archiv<\/strong>i<\/strong>, che restano nella disponibilit\u00e0 esclusiva del notaio fino alla cessazione dell’attivit\u00e0, \u00e8 dettata dall’esigenza di garantire la massima sicurezza nella conservazione dei dati, demandando a un soggetto pubblico la predisposizione e la gestione delle infrastrutture necessarie. \u00c8 infatti risultata evidente la difficolt\u00e0, per i singoli notai, di dotarsi di una struttura autonoma che dia uguali garanzie in conformit\u00e0 alla normativa vigente.<\/div>\n
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La centralizzazione dei dati in un’unica struttura
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Si tratta di una scelta che \u00e8 il risultato di una complessa valutazione di fattori:<\/div>\n
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  • in primo luogo, il singolo notaio non pu\u00f2 disporre autonomamente, per motivi economici e organizzativi<\/strong>, di una struttura di conservazione del documento informatico in grado di rispettare la normativa, e sarebbe quindi in ogni caso obbligato a rivolgersi a strutture esterne, la cui affidabilit\u00e0 non \u00e8 allo stato controllabile, e in ogni caso non potr\u00e0 dare garanzie di durata, n\u00e9 tantomeno di conformit\u00e0 alle regole stabilite per la pubblica amministrazione;<\/li>\n
  • in secondo luogo, appare necessario assicurare l’unicit\u00e0 degli originali <\/strong>informatici dei notai, nonch\u00e9 l’individuazione dell’archivio informatico di deposito, evitando dispersioni degli atti e duplicazioni di archivi. E’ evidente che il documento informatico, per sua natura duplicabile all’infinito senza possibilit\u00e0 di distinzione tra originale e copia, rende una patologia di tale tipo molto pi\u00f9 semplice rispetto a quanto pu\u00f2 accadere con il documento tradizionale cartaceo, con evidenti conseguenze negative sul complesso dell’attivit\u00e0 notarile, ed in particolare sulla sua controllabilit\u00e0 e sulla garanzia che la conservazione del documento notarile fornisce al sistema giuridico nel suo complesso, nell’ambito del sistema delle prove e della pubblicit\u00e0 legale;<\/li>\n
  • infine, \u00e8 necessario assicurare, oltre che la sicurezza, l’uniformit\u00e0 tecnica<\/strong> di archivi informatici destinati a confluire nell’unico grande archivio pubblico costituito dal complesso degli atti conservati dagli Archivi notarili.<\/li>\n<\/ul>\n
    La centralizzazione strutturale non implica in alcun modo, in un moderno sistema informatico, una condivisione di dati con il gestore della struttura o con i diversi soggetti che ne fruiscono. La tecnologia offre tutti gli strumenti per consentire la gestione tecnica del sistema senza aver accesso ai dati in esso contenuti, nel rispetto quindi della titolarit\u00e0 dell’archivio in capo al pubblico depositario e della normativa sulla privacy.<\/div>\n
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    Sicurezza e riservatezza del sistema
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    Il decreto legislativo 110\/2010 chiarisce inoltre che l’accesso ai documenti informatici \u00e8 consentito a soggetti diversi dal notaio pubblico depositario nei soli casi previsti dalla legge (<\/strong>art. 62-bis<\/i> comma 2). Non \u00e8 quindi pensabile, che, al di fuori di quanto espressamente consentito dall’ordinamento, vi siano soggetti che accedano all’insieme dei documenti notarili con finalit\u00e0 che non siano consentite da un’apposita normativa. Ci\u00f2 vale anche per gli enti esponenziali di categoria, ancorch\u00e9 dotati di poteri di vigilanza o disciplinari, come i Consigli notarili distrettuali e il Consiglio nazionale del Notariato: quest’ultimo in particolare si pone infatti come elemento di raccordo centrale che garantisce sicurezza, rispetto della normativa, ed uniformit\u00e0 di comportamenti da parte dei notai nella conservazione del documento informatico (valore questo, come gi\u00e0 esposto, tutelato dall’ordinamento), ma non ha alcuna prerogativa propria sulla gestione degli archivi.<\/div>\n
    \nGli archivi restano pertanto di pertinenza dei singoli notai, e il Consiglio nazionale del Notariato non viene reso pubblico depositario degli atti, essendo allo stesso precluso ogni accesso.<\/div>\n
    Dal 2014, sulla base della normativa vigente, un protocollo di intesa ha stabilito i criteri di accesso al sistema di conservazione da parte dell’Amministrazione degli Archivi Notarili per consentire le ispezioni sugli originali digitali conservati.<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    La conservazione dei documenti di cui \u00e8 autore costituisce uno dei compiti principali del notaio. Il Consiglio nazionale del Notariato si \u00e8 quindi dotato di un sistema di conservazione a norma dei documenti informatici. Gestito da Notartel, il sistema offre le migliori garanzie di privacy e sicurezza.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_editorskit_title_hidden":false,"_editorskit_reading_time":0,"_editorskit_is_block_options_detached":false,"_editorskit_block_options_position":"{}","footnotes":""},"categories":[203],"tags":[422],"class_list":["post-5221","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-di-cosa-parliamo-quando-parliamo-di","tag-newsletter-infonews-del-30-12-2016-n-4"],"acf":[],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5221"}],"collection":[{"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5221"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5221\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5728,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5221\/revisions\/5728"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5221"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5221"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5221"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}