{"id":5180,"date":"2014-06-21T00:00:00","date_gmt":"2014-06-20T22:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.2.57\/index.php\/2014\/06\/21\/home_n2_2014-3\/"},"modified":"2024-07-02T11:23:59","modified_gmt":"2024-07-02T09:23:59","slug":"home_n2_2014-3","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/2014\/06\/21\/home_n2_2014-3\/","title":{"rendered":"Conservare gli originali digitali"},"content":{"rendered":"

La possibilit\u00e0 di stipulare atti notarili in formato digitale \u00e8 realt\u00e0 dal 1° gennaio 2013. <\/strong>Ad oggi \u00e8 prevalentemente utilizzata per i contratti di appalto (per i quali \u00e8 prescritta a pena di nullit\u00e0), ma ogni tipo di contratto pu\u00f2 essere stipulato in tale formato.
\nAnalizziamo le problematiche tecnologiche connesse alla stipula dell’atto notarile informatico e del suo trattamento post stipula, con particolare riferimento all’aspetto della conservazione.
\n"Conservare" un documento, nell’accezione della legge notarile, vuol dire preservarne la sua integrit\u00e0 al fine di poterlo successivamente esibire come mezzo di prova dei diritti in esso costituiti, trasferiti, estinti, etc.
\nNel mondo cartaceo, questa attivit\u00e0 si traduce nella rilegatura in volumi in ordine progressivo di raccolta. Nel mondo informatico, l’attivit\u00e0 legata al processo di conservazione \u00e8 decisamente pi\u00f9 complessa. Essa infatti non si limita alla pura attivit\u00e0 di "memorizzazione", ma si estende ad evitare, da un lato, un effetto comune quale la perdita di validit\u00e0 delle firme apposte a seguito della scadenza del certificato di firma utilizzato e, dall’altro, alla garanzia di leggibilit\u00e0 nel tempo del documento che, data la rapida obsolescenza dei sistemi informatici, \u00e8 funzione tutt’altro che banale.<\/p>\n

E’ evidente pertanto come una simile attivit\u00e0 non potesse essere rimessa al singolo notaio in quanto troppo complessa e costosa<\/strong>, ma, per norma di legge, sia stata accentrata in un sistema di conservazione centralizzato, presso il quale ogni notaio ha il suo esclusivo spazio di conservazione. Tale sistema \u00e8 stato sviluppato ed \u00e8 gestito dalla Notartel per conto del CNN e sotto la supervisione della sua Commissione Informatica.
\nQuindi, una volta formato l’originale informatico rispettando la struttura e i formati compatibili con il sistema di conservazione, occorrer\u00e0 procedere alla sua conservazione. Ad oggi, non \u00e8 stabilito un termine per provvedervi (probabilmente lo stabiliranno i decreti attuativi previsti dal D. Lgs. 110\/2010), anche se \u00e8 evidente come sia opportuno procedere senza indugio, considerato che il processo di conservazione mette al riparo da eventi come la cancellazione accidentale del file o la scadenza dei certificati di firma utilizzati.
\nIn ogni caso, il termine ultimo \u00e8 dato dal momento in cui l’atto informatico sar\u00e0 soggetto ad ispezione.<\/p>\n

Una volta entrati nel sistema di conservazione tramite il link "Conservazione a norma" dalla homepage della R.U.N.<\/strong>, se l’originale da conservazione sia composto da non pi\u00f9 di 15 file e "pesi" non pi\u00f9 di 60 MB, si potr\u00e0 procedere con la procedura standard.
\nSelezionata la procedura standard, occorrer\u00e0 selezionare "Invio plico" per attivare la funzionalit\u00e0 di conservazione. Si aprir\u00e0 quindi una maschera con campi preselezionati da compilare. Tali campi sono sostanzialmente corrispondenti a quelli della Rubrica cartacea (che, ricordiamo, per gli atti informatici non \u00e8 prevista) e fungeranno da chiavi di ricerca tra gli atti conservati. Per finire, saranno selezionati per l’upload i file che compongono l’originale informatico, avendo cura di distinguerli per tipologia tra quelle proposte nel men\u00f9 a tendina.
\nCompletata l’operazione di caricamento, il sistema fornisce una ricevuta contenente un codice identificativo, inviata al notaio a mezzo PEC. Una volta acquisita la ricevuta, sar\u00e0 richiesto al notaio di visualizzare i documenti inviati e confermarne la leggibilit\u00e0. Inviata tale conferma, il processo di conservazione \u00e8 concluso.
\nAl documento si potr\u00e0 accedere in ogni momento ai fini dell’esibizione, per trarne copie o duplicati ovvero per apporvi le annotazioni di legge (al momento in cui scriviamo tale ultima funzionalit\u00e0 non \u00e8 ancora disponibile).<\/p>\n

Oltre alla procedura standard di conservazione, esiste una seconda procedura detta "di grandi dimensioni"<\/strong>. Questa \u00e8 una procedura semplificata di invio degli atti informatici quando questi sono costituiti da decine, se non centinaia, di allegati di "peso" elevato. In questo caso non sar\u00e0 necessario selezionare uno a uno i file costituenti l’atto informatico, ma solo l’atto principale e una cartella dove sono memorizzati gli allegati. Questo sistema, come detto, \u00e8 semplificato rispetto alla procedura standard ed \u00e8 concepito per tutti i casi particolari di atti di dimensione fino ad 1 GB. In caso di superamento di tale dimensione, l’unico sistema \u00e8 predisporre un DVD o un disco esterno con tutto l’allegato e trasmetterlo per corriere alla Notartel che provvede a conservarlo per conto del notaio.<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Analizziamo le problematiche tecnologiche connesse alla stipula dell’atto notarile informatico e del suo trattamento post stipula, con particolare riferimento all’aspetto della conservazione. "Conservare" un documento, nell’accezione della legge notarile, vuol dire preservarne la sua integrit\u00e0 al fine di poterlo successivamente esibire come mezzo di prova dei diritti in esso costituiti, trasferiti, estinti. <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_editorskit_title_hidden":false,"_editorskit_reading_time":0,"_editorskit_is_block_options_detached":false,"_editorskit_block_options_position":"{}","footnotes":""},"categories":[202],"tags":[414],"class_list":["post-5180","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-come-fare-per","tag-newsletter-infonews-del-21-06-2014-n-2"],"acf":[],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5180"}],"collection":[{"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5180"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5180\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5687,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5180\/revisions\/5687"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5180"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5180"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/infonews.notartel.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5180"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}