Usare iStrumentum per le procure notarili

Sono ormai passati quasi sette anni dal 3 agosto 2010, giorno che ha sancito la nascita dell’atto notarile in forma digitale. Da quella data è infatti in vigore il decreto legislativo n. 110/2010 che ha introdotto nella legge notarile le necessarie regole per la sottoscrizione degli atti notarili digitali, che siano atti pubblici o scritture private da autenticarsi, e la loro conservazione

Di fronte ad una sempre maggior digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti, anche il notariato italiano ha ovviamente cercato di seguire – se non anticipare – lo sviluppo tecnologico della società moderna.

Una ulteriore innovazione verso tale obiettivo è stata iStrumentum, uno specifico strumento del Consiglio Nazionale del Notariato, progettato dalla Notartel in collaborazione con Aruba e presentato ufficialmente nel 2016, che risolve il maggior ostacolo all’espansione dell’atto digitale: la scarsa diffusione della firma digitale fuori dagli specifici ambiti di utilizzo quotidiano dei professionisti e delle imprese.

Nate alla fine degli anni ’60, le smart card (“carte intelligenti”) hanno conosciuto già dai primi anni ’80 uno sviluppo vertiginoso grazie soprattutto al settore bancario (in primis carte di credito, bancomat e carte prepagate), senza dimenticare le pay TV o la telefonia mobile, ma di gran lunga minore nel settore dell’e-Government, dove sono utilizzate principalmente come strumento di identificazione e di memorizzazione di informazioni personali.

È stato solo con l’avvento della firma digitale che esse sono passate a memorizzare la chiave privata che, in accoppiata con quelle pubblica contenuta nel certificato di firma, costituisce equipollente della firma autografa.

Ovviamente un atto digitale, mancando del supporto cartaceo ove apporre fisicamente le sottoscrizioni, ha bisogno di strumenti sostitutivi per acquisire la manifestazione del consenso negoziale, ma ancora oggi si è lontani da una capillare diffusione tra gli utenti delle necessarie firme digitali.

È anche vero che l’art. 52-bis l.n. prevede che “le parti, i fidefacenti, l’interprete e i testimoni sottoscrivono personalmente l’atto pubblico informatico in presenza del notaio con firma digitale o  con firma elettronica, consistente anche nell’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa”.

Grazie proprio all’uso della “firma grafometrica” – cioè l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa come prevista dall’art. 52-bis l.n. suddetto – e di una semplice tavoletta grafica (non dissimile da quelle già in uso presso molti istituti bancari), l’atto notarile digitale può essere sottoscritto da chiunque.

È una particolare firma elettronica ottenuta apponendo la propria firma non sulla carta ma su un particolare dispositivo elettronico detto ‘grafometrico’ con una apposita penna.

La firma grafometrica è una firma biometrica perché vengono acquisiti tramite campionatura elettronica alcuni parametri che attengono alla biometria comportamentale.

Il firmatario ha la sensazione di firmare un documento cartaceo attraverso uno specifico hardware (una tavoletta grafometrica simile a quelle oggi disponibili nelle banche) che cattura non solo il segno grafico della firma, che è il parametro più evidente, ma acquisisce anche una serie di dati comportamentali che caratterizzano univocamente ogni persona, che sono analoghi a quelli che sarebbero rilevati da un perito grafologo e calligrafico, e che costituiscono il cosiddetto “vettore biometrico”: la posizione della firma, il tempo di apposizione della firma, la pressione che il firmatario esercita sulla tavoletta, la velocità di apposizione della firma, l’accelerazione e il ritmo dell’operazione di firma, l’inclinazione della penna.

iStrumentum è la soluzione di Notartel che consente ai notai di apporre la firma digitale o  grafometrica agli atti notarili informatici, siano essi atti pubblici o scritture private.

Al termine del processo di firma viene prodotto un file .ATI (acronimo per atto informatico) che raccoglie in forma compressa il testo degli atti, gli allegati, gli allegati autentici, le eventuali autentiche, le firme, i metadati dei firmatari e un indice XML dotato di “legatura digitale” (su questo termine torneremo più avanti), la cui specifica è stata condivisa anche con l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Nello scenario di utilizzo di iStrumentum i firmatari appongono all’atto informatico notarile la propria firma digitale o autografa, acquisita in modalità digitale, utilizzando un dispositivo grafometrico che cattura i relativi dati biometrici e li invia all’applicazione di costruzione dell’atto informatico.

Poiché i dati biometrici dei firmatari sono considerati sensibili, iStrumentum fornisce una serie di garanzie di sicurezza delle operazioni di sottoscrizione che hanno consentito di avere nel 2016 il parere positivo del Garante della Privacy per la diffusione del suo utilizzo negli studi notarili. iStrumentum implementa infatti il trasferimento sicuro dei dati biometrici solamente da dispositivi grafometrici certificati con l’applicazione. Grazie all’utilizzo di tecniche crittografiche ad hash doppi e doppia cifratura, blinda il vettore biometrico del firmatario all’interno del documento sottoscritto, non consentendo ad una terza parte di riutilizzare tali dati in un documento differente da quello sottoscritto dal firmatario. È in grado di segnalare una eventuale manipolazione dell’atto informatico durante le fasi di verifica delle firme.

A tali caratteristiche di sicurezza è stata aggiunta al file che rappresenta l’atto informatico la proprietà di “legatura digitale” che di fatto trasforma il file .ATI in un fascicolo elettronico. Essa in pratica cristallizza in un indice di tipo XML, firmato con firma di processo e marcato temporalmente, una struttura di hash relativi ad Atto, Allegati, Allegati autentici e Autentiche. In caso di Scrittura Privata la legatura digitale viene ripetuta ad ogni sessione di autentica in modo da generare una struttura dati di tipo incrementale che tenga traccia di tutte le revisioni occorse nel passaggio da un notaio all’altro.

Il fascicolo elettronico così prodotto (.ATI) può essere inviato al sistema di conservazione del Consiglio Nazionale del Notariato che consente la produzione di copie conformi dei file .ATI conservati. Tali copie riportano il testo di atti e allegati con l’indicazione dei metadati dei firmatari e sono prive delle  firme digitali e grafometriche originali.

A titolo di esempio si riporta la configurazione di una postazione tipo per l’utilizzo di iStrumentum:

In fase di sottoscrizione è necessaria anche la disponibilità di un collegamento a internet, in fase di preparazione del fascicolo il collegamento non è richiesto.

I vantaggi del software iStrumentum sono innumerevoli sia per il notaio rogante, sia per il suo cliente: iStrumentum può essere agevolmente usato non solo per gli atti particolarmente strutturati con vari allegati, ma anche per quelli più agevoli come le procure, in cui spesso è essenziale una velocità di circolazione dello strumento giuridico che non deve trovare barriere insuperabili: con iStrumentum chiunque può sottoscrivere una procura davanti ad un notaio, il quale in qualsiasi luogo può riceverla e in pochi secondi farla pervenire in originale ovunque questa possa servire.

Di certo con iStrumentum un notaio riduce sensibilmente costi e tempi di redazione della procura, che viene prodotta direttamente in formato digitale senza consumo di carta né di stampa, può essere utilizzato insieme ad un semplice notebook anche fuori dallo studio notarile e non richiede alcun specifico programma di videoscrittura perché utilizza file in formato .PDF; il cliente si vede garantita la sicura provenienza del documento (che grazie alla crittografia è impossibile da falsificare, al contrario di un documento cartaceo analogico), in più ha un documento originale facilmente trasportabile in una chiavetta USB o addirittura nel proprio smartphone, imperdibile perché archiviabile nel proprio spazio cloud o trasmissibile presso qualsiasi interessato alla velocità di Internet a mezzo posta elettronica.

Vediamo a questo punto come poter rogare una procura speciale per atto pubblico in formato digitale utilizzando iStrumentum.

Spesso l’uso di particolari software come iStrumentum può sembrare complicato e un po’ astruso a chi non è proprio così avvezzo alla tecnologia informatica, ma in realtà lo stesso programma segue quasi per mano l’utente in ogni passaggio.

Comunque ecco alcune pratiche istruzioni: si consiglia pertanto di leggerle con a fianco un personal computer dotato anche della tavoletta grafica e del lettore di smart card, per poter seguire ogni fase di uso del software dal vivo.

Per l’installazione e l’impostazione del software si fa espresso rimando al precedente articolo di Infonews che spiega dettagliatamente tale fase preliminare.

Il primo passaggio riguarda – ovviamente – la predisposizione del testo della procura.

Il testo della procura può essere tranquillamente predisposto con un qualsiasi programma di videoscrittura (sia quelli dei grandi colossi planetari dell’informatica, sia quelli predisposti dalle varie software house per la gestione del proprio studio notarile o quelli c.d. “open source”), al pari di una qualsiasi procura cartacea: una volta ultimato il testo, questo dovrà essere esportato in un file .PDF, funzione ormai integrata in tutti i programmi di videoscrittura e che i notai ben conoscono perché già utilizzata per generare le pratiche Comunica per il Registro delle Imprese.

La conversione è facilissima: generalmente, ogni programma di videoscrittura ha integrato un pulsante di scelta rapida per la conversione del formato (con una iconcina raffigurante proprio un file .PDF) e negli studi notarili tale conversione è ormai prassi quotidiana proprio per le pratiche del Registro delle Imprese.

Il PDF (Portable Document Format) è un formato di file usato per presentare e scambiare documenti in modo affidabile, indipendentemente dal software, dall’hardware o dal sistema operativo: ideato da Adobe, tale formato ormai è diventato uno standard aperto incluso nella categoria ISO (International Organization for Standardization).

Si può anche utilizzare un programma di videoscrittura che direttamente possa modificare il file .PDF, (la casa madre ne ha realizzati pure in versione mobile): tale soluzione offre anche l’opportunità di poter utilizzare (e conseguentemente modificare, se necessario) il testo della procura inviato da un Collega già convertito in formato .PDF o addirittura acquisendola direttamente con lo scanner.

Una volta acquisito in formato .PDF il testo della procura (magari salvandolo per comodità sul desktop del computer), si può aprire il software iStrumentum, non prima di aver collegato la tavoletta grafica e il lettore di smart card, di modo che possano essere riconosciuti fin dall’inizio dal programma.

Il programma al suo avvio potrebbe evidenziare la necessità di aggiornare il software, ma nessun problema: basta premere OK.

Una volta aperto il software iStrumentum, si accede alla schermata di avvio e si può scegliere quale procedura utilizzare, tra l’atto pubblico o la scrittura privata.

Oltre ai tasti di scelta rapida posti in evidenza in primo piano, si può notare che vi è in alto anche un menù a bandiera più completo, con tutti i comandi e le opzioni previste.

Nel nostro caso, dovendo predisporre una procura per atto pubblico, si selezionerà proprio il tasto relativo all’atto pubblico.

Per prima cosa, si deve preparare il fascicolo della procura, premendo il relativo tasto “Prepara Fascicolo Atto Pubblico”: attenzione perché il software è stato elaborato da Notartel per predisporre atti molto più strutturati e corposi di una semplice procura. Generalmente a questo punto si deve predisporre una “Nuova fascicolatura”, premendo il relativo tasto di scelta rapida, e così si accede al fascicolo, che altro non è la pratica su cui lavorare.

Il primo passaggio è la c.d. “profilazione dei sottoscrittori”, cioè l’inserimento dei dati anagrafici dei comparenti: premendo “aggiungi” si accede alla relativa maschera dei dati anagrafici del comparente, dati che – una volta inseriti – possono essere tranquillamente modificati ed aggiornati con il tasto “modifica”.

Caricati i comparenti, si può a questo punto caricare il file .PDF da sottoscrivere, premendo in alto a sinistra su “Atto Pubblico”: si aprirà una finestra di caricamento del file da sottoscrivere, cui si può provvedere con il tasto “Sfoglia…”, accedendo direttamente alla cartella (o sul desktop, se avete seguito il consiglio di prima) dove avrete salvato il file .PDF, selezionandolo e quindi aprendolo.

Il programma automaticamente lo trasformerà in formato PDF/A e poi visualizzatelo (per essere sicuri di aver caricato il testo giusto).

Andando avanti, il programma richiederà il caricamento degli allegati, ma si può tranquillamente andare oltre premendo sempre il tasto “avanti”, fino alla conferma del completamento della fascicolatura: a questo punto si può scegliere se continuare iniziando la stipula o se salvare ed uscire.

La prima opzione ovviamente viene attivata qualora il notaio intendesse a questo punto già iniziare la stipulazione, la seconda in realtà serve nel caso in cui fascicolazione e stipula non siano contestuali.

Iniziamo la stipula premendo il relativo tasto e come notaio viene richiesto l’inserimento del PIN della propria smart card. Effettuato il log in, si selezionano dal menù posto a sinistra i vari comparenti che devono sottoscrivere l’atto, si seleziona sempre “avanti” finché lo stesso programma non invita il notaio a leggere il documento (ricordando che ai sensi del secondo comma dell’art. 47-ter. l.n. “l’atto pubblico informatico è letto dal notaio mediante l’uso e il controllo personale degli strumenti informatici” cioè direttamente dallo schermo video del computer). Ultimata la lettura, si seleziona sempre “avanti” finché il programma non invita il comparente alla sottoscrizione: premendo il tasto “Firma” si attiva la tavoletta grafica, sulla quale – a mezzo della relativa pennetta – il comparente dovrà dapprima acconsentire al trattamento dei dati grafometrici e poi firmare.

Nessun problema se la sottoscrizione non fosse leggibile (a volte l’emozione del mezzo tecnologico gioca brutti scherzi): finché non si “conferma”, questa può essere sempre rifatta. Una volta confermata la sottoscrizione, si dovrà attendere l’elaborazione dei dati, dopo di che comparirà sul documento la firma così come apposta sulla tavoletta: la firma potrà essere poi meglio posizionata sul foglio della procura selezionandola e trascinandola con il mouse.

Ultimate le sottoscrizioni, il software richiederà la sottoscrizione del notaio rogante obbligatoriamente mediante firma digitale, il quale la apporrà inserendo nuovamente il PIN della propria smart card: fatto! E tutto in meno di dieci minuti di orologio. Se poi la fascicolazione è stata predisposta anticipatamente rispetto alla stipula, il tempo richiesto per quest’ultima è veramente minimo e di gran lunga inferiore a quello necessario per predisporre e sottoscrivere una procura cartacea e poi farne una copia digitale da spedire.

Il file firmato viene salvato in formato .ATI (avrà un’icona identificativa simile a quella del programma iStrumentum) e potrà essere tranquillamente rinominato (anche solo usando il tasto destro del mouse), magari apponendo per comodità di ricerca il relativo numero di repertorio o qualsiasi altro elemento utile per riconoscerlo tra i tanti file (quali ad es. il nome delle parti): provate a questo punto ad aprirlo cliccandoci sopra e troverete la procura speciale per atto pubblico pronta per essere spedita via email al Collega.

Ultimi consigli strettamente pratici: a) con iStrumentum è opportuno che il personal computer o il notebook utilizzato abbia almeno tre prese USB, la prima per collegare il lettore della smart card, la seconda per collegare la tavoletta grafica e la terza per collegare il mouse, altrimenti si rischia di dover fare a meno di quest’ultimo (è anche vero che da settembre prossimo con la nuova firma qualificata remota si potrà fare a meno del lettore, usando il proprio smartphone, ma per i notai più “tradizionalisti” possono bastare le tre prese USB); b) il software funziona solo se vi è un collegamento alla rete internet per poter ottenere in assoluta sicurezza la certificazione della CA del Notariato: se vi recate fuori dai locali dello studio notarile, preoccupatevi di trovare un “hotspot” cioè una connessione Wi-Fi disponibile per l’accesso alla rete internet o collegate uno smartphone al notebook come modem (c.d. “tethering”); c) la procedura è davvero semplice, ma qualche prova prima non guasta.