Usare iStrumentum

L’aveva letto, riletto e controllato almeno mille volte. Perfino la chiusa era stata riscritta con particolare attenzione, per adattarla alle norme sull’atto pubblico informatico.

Per non parlare poi della predisposizione degli allegati: non era stata affatto semplice. Quelle gigantesche tavole di progetto, da allegare al contratto, proprio non ne volevano sapere di entrare nello scanner di studio.

Ma alla fine i problemi erano stati risolti, ed il Notaio Romolo Romani si stava recando fiducioso con il proprio computer portatile ed il lettore di smart card in Comune, dove – di lì a poco – avrebbe finalmente rogato, in forma pubblica digitale, quell’appalto così importante.

Anche una volta giunto, nessun intoppo, tutto stava procedendo per il meglio: la verifica dell’identità dei presenti, la lettura dell’atto, l’adeguamento del testo alla volontà delle parti, tutto … fino a quando, giunto il momento dell’apposizione delle firme digitali, non venne pronunciata quella terribile frase: “Notaio, mi spiace, ma sembra proprio che la smart card del Comune non voglia funzionare con questo suo lettore!“. Ed ora? Che si fa? Il Notaio già temeva la risposta: “Notaio, il tecnico informatico del Comune oggi è in ferie, e la mia smart card funziona solo sul PC della segreteria, che ora però è chiusa perché è terminato l’orario di lavoro.“

Incubo? No, realtà.

Le cose sono destinate a cambiare

Nei prossimi giorni, infatti, sarà disponibile per tutti i Notai italiani “iStrumentum”: un software nato per acquisire in formato digitale, con un elevato grado di sicurezza, la firma autografa delle parti mediante l’uso di appositi dispositivi grafometrici (le note “tavolette”), ma che – nel corso del suo sviluppo – ha finito per proporsi come una vera e propria piattaforma, in grado di supportare il Notaio nella preparazione (prima) e nella stipula (poi) di qualsiasi atto informatico, sia esso atto pubblico o scrittura privata autenticata.

Uno “strumento” capace di raccogliere, in un unico documento informatico, l’atto, gli allegati, nonché le firme delle parti e del notaio, siano esse grafometriche o digitali, indifferentemente.

Per poter funzionare correttamente e per poter implementare meccanismi atti a garantire elevati standard di sicurezza sia durante le fasi di trasferimento dei dati biometrici dal dispositivo grafometrico alla postazione di lavoro del notaio, sia per implementare algoritmi robusti per  cifrare e legare in modo indissolubile la firma grafometrica al particolare documento PDF sottoscritto dalla parte, iStrumentum ha la necessità di utilizzare dei certificati particolari emessi dalla Certification Authority di Servizio del Notariato CAs.

Questi certificati, insieme alla marca temporale, sono di supporto alle funzioni atte a legare in modo indissolubile il testo di autentica sottoscritto digitalmente dal notaio a quello sottoscritto dalla parte nonchè alle funzioni di verifica di integrità e paternità del fascicolo informatico comprensivo di atto, allegati, firma delle parti e firma digitale del notaio.

Le fasi preliminari

Prima di istallare il software sulla propria postazione di lavoro, sarà quindi necessario emettere un certificato di cifra ed un certificato di firma elettronica ambedue ad hoc per iStrumentum. Il primo certificato è utilizzato per cifrare i vettori grafometrici del sottoscrittore acquisiti dal dispositivo grafometrico, mentre il secondo è utilizzato per le fasi di legatura digitale del fascicolo dell’atto informatico e durante le fasi di associazione del tratto grafometrico al particolare documento firmato.

iStrumentum, appena istallato, tramite l’utilizzo delle credenziali di autenticazione e accesso alla Rete Unitaria del Notariato si interfaccia con la CA di Servizio del Notariato per la gestione e l’utilizzo delle due quantità di sicurezza e con il sistema di marcatura temporale per le fasi finali di chiusura dell’atto informatico.

L’avvio di iStrumentum

Al suo avvio, il programma esegue una serie di controlli di sicurezza al fine di verificare che la postazione di sottoscrizione sia integra e funzionante.

In particolare, viene controllato che la tavoletta grafometrica sia collegata alla postazione di lavoro e sia pronta per acquisire le firme dei sottoscrittori; viene controllata la presenza della smartcard del notaio e del suo corretto interfacciamento con il sistema operativo ospite; vengono controllati tutti i moduli del software al fine di verificare che non siano stati alterati in modo intenzionale ed, infine, viene verificato che siano presenti ed interfacciati i certificati necessari per effettuare le operazioni di cifratura dei dati biometrici che verranno innestati nei documenti sottoscritti dalle parti ed il certificato necessario per effettuare le operazioni di legatura digitale del fascicolo dell’atto informatico e la relativa fase di associazione del tratto grafometrico al particolare documento sottoscritto dalle parti.

Uso del programma

Volendo semplificare (le istruzioni di dettaglio sono riportate nel Manuale che è stato messo a disposizione di tutti i notai) il software si articola in alcune sezioni, tra le quali è possibile navigare a piacimento attraverso un comodo menù ad albero laterale o attraverso chiari e semplici pulsanti:

Tutto avviene attraverso procedure guidate e soprattutto controllate. iStrumentum, ad esempio, converte ed adegua automaticamente al formato PDF-a i file PDF che non rispettino tale requisito.

Infine, il software raccoglie – interfacciandosi con un dispositivo di firma grafometrica o con un lettore di smart card (o naturalmente con entrambi) – tanto le firme olografe delle parti quanto eventuali firme digitali.

Il sistema accetta anche apposizioni di firme “miste”, nel senso che non è affatto necessario che tutte le parti firmino con la stessa modalità, essendo possibile che una parte utilizzi una firma grafometrica e un’altra una firma digitale.

Il software è stato pensato per essere utilizzato in vari modi.

Nel suo utilizzo più “semplice” esso rappresenta un comodo wizard, cioè una semplice procedura capace di guidare passo a passo il Notaio nella realizzazione ed “impacchettamento” dell’atto informatico, partendo da zero fino alla chiusura con la sottoscrizione finale.

Ma ciò che rende iStrumentum un “software di studio” e non un semplice “applicativo di firma” è la cosiddetta funzione di fascicolazione.

Si tratta, com’è intuibile, della possibilità di anticipare la raccolta, all’interno del software, dei documenti e dei dati anche molti giorni prima della effettiva stipula, e quindi di poterli salvare in “pacchetti” distinti per ciascun atto, affinchè possano essere ripresi e riutilizzati il giorno previsto per l’atto.

Ciò può avvenire, quindi, ad opera del personale di studio, esattamente come avviene ora nel mondo “analogico”.

Infatti, proprio come oggi si raccolgono nella pratica i documenti che man mano giungono in ufficio o vengono dallo studio creati, pronti per essere poi usati il giorno della stipula, così sarà possibile raccogliere preventivamente in un fascicolo digitale i documenti necessari per l’atto informatico, pronti per essere sottoscritti e resi immodificabili al momento della stipula.

Sono già state trasmesse alle varie software house notarili apposite specifiche tecniche affinchè siano in grado di interfacciare i loro gestionali con iStrumentum.

Competenze richieste 

Molti, alla lettura di queste poche righe, penseranno già all’ennesimo software da installare, aggiornare, capire, usare.

Come se non bastasse “lottare” quotidianamente con firme digitali eSign, marcature temporali, PEC, Segnalazioni Antriciclaggio on line, ecc.

Questa volta, però, è diverso. Perché iStrumentum non è solo un software, ma è piuttosto una sorta di “ambiente di lavoro”; un “luogo” ove il Notaio potrà eseguire un insieme di operazioni complesse (che in precedenza richiedevano l’uso di molteplici software diversi) mediante l’uso di semplici pulsanti, ove potrà verificare facilmente l’esatto completamento di ogni singola operazione mediante intuitive colorazioni, ma soprattutto un ambiente autosufficiente che consentirà di realizzare, senza la necessità di alcun contributo “esterno”, l’atto informatico.Solo la prova sul campo darà conferma di quanto abbiamo fin qui illustrato, ma di una cosa siamo certi: siamo pronti a scommettere che, grazie a iStrumentum, il Notaio Romolo Romani non vivrà più analoghe brutte esperienze.