Gestire una fattura in formato elettronico

Dal 1° gennaio 2019 la normale fattura è diventata un documento informatico in tracciato xml. Rispetto alla fattura cartacea non sono cambiati i dati obbligatori richiesti dalla normativa Iva (come, ad esempio, la ditta, la denominazione e la ragione sociale delle parti, cioè del cedente e del cessionario, il numero di partita Iva).

L’indicazione del codice fiscale merita una maggiore attenzione e non c’è obbligo di firmare digitalmente il tracciato.

La data

Le disposizioni di cui al DM 31 ottobre 1974 continuano a trovare applicazione senza alcuna novità: è possibile per i professionisti emettere le fatture entro i 60 giorni successivi dalla costituzione ed erogazione di un fondo “indistinto” di compensi e spese (c.d. deposito).

Inoltre è sempre possibile avvalersi della c.d. fatturazione differita, ovvero in deroga all’obbligo di emettere la fattura per ciascuna operazione al momento dell’effettuazione dell’operazione stessa, “per le prestazioni di servizi individuabili attraverso idonea documentazione, effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto, può essere emessa una sola fattura, recante il dettaglio delle operazioni, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle medesime”; secondo quanto chiarito dalla stessa Agenzia delle Entrate la notula, contenente la descrizione dei servizi resi, è un documento idoneo a supportare la fatturazione differita ed è possibile avvalersi di tale modalità anche quando la prestazione o il servizio reso concerne un’unica operazione.

Creare la fattura

La fattura elettronica può essere creata:

• con un convertitore integrato nel proprio gestionale di studio che trasformi la normale fattura nel tracciato xml previsto per legge;
• mediante il compilatore messo a disposizione dall’Agenzia attraverso il portale “Fatture e corrispettivi”</strong>;
• mediante il servizio di un fornitore software (case software o Notartel “FatturaOnline”).

Inviare la fattura

Fiscalmente la fattura si ritiene emessa solo al momento del suo invio al Sistema di Interscambio dell’Agenzia Entrate, per questo il suo invio è di fondamentale importanza; diverse le modalità con le quali si può provvedere ad inviare la fattura elettronica:

1. a) per posta elettronica certificata (“PEC”), al Sistema di Interscambio; l’invio può riguardare anche più fatture cumulativamente;
2. b) con i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate (procedura web, applicazione utilizzabile da dispositivi mobile, software da installare su PC);
3. c) con un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service” (“FatturaOnline” Notartel);
4. d) con un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Le modalità previste alle lettere c) e d), necessitano di un processo di accreditamento allo SdI e normalmente prevedono la presenza di un intermediario (anche in questo caso le case software o i soggetti da loro intermediati o Notartel “FatturaOnline”); tale intermediario può essere sia uno dei soggetti individuati dall’articolo 3, comma 3, del d.P.R. 322 del 1998, che un c.d. intermediario tecnico il quale fornisce esclusivamente tale servizio e spesso è un fornitore di servizi informatici o addirittura è provider internet.

La trasmissione telematica allo SdI può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture. Il Sistema di Interscambio non è altro che un “postino virtuale” in grado di consegnare le fatture elettroniche ai destinatari delle prestazioni e dei relativi documenti; tali documenti verranno recapitati all’eventuale intermediario tecnico prescelto dal singolo operatore economico e comunque nel Cassetto fiscale di ognuno, soggetto Iva o privato cittadino o ente non commerciale, dal quale poi potranno essere consultati e scaricati anche successivamente, almeno fino a quando l’Agenzia non avrà provveduto alla cancellazione dei dati secondo quanto deciso dal singolo contribuente.

Conservare la fattura

Il servizio “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici”, reso disponibile attraverso il portale “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate consente al soggetto titolare di partita IVA, con le stesse modalità di autenticazione previste per l’accesso al servizio Entratel o al servizio Fisconline, tra l’altro, di ricercare, consultare e acquisire tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso lo SdI; su espressa indicazione del singolo interessato i file delle fatture elettroniche sono disponibili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte dello SdI; ma attenzione, senza questa opzione,  a partire da maggio di quest’anno l’Agenzia provvederà alla cancellazione di tutti i dati ricevuti fatta eccezione per quelli di sua diretta pertinenza individuati di concerto con il Garante privacy.

Considerato che il termine ultimo per la conservazione delle fatture relative all’anno di imposta 2019, se vengono confermate le attuali scadenze, è il 31 gennaio 2021, esercitata la specifica opzione, la consultazione è comunque garantita fino al 31 dicembre 2021 e si ha tutto il tempo per scegliere e valutare il servizio più idoneo.

La conservazione deve essere assicurata per un periodo minimo di dieci anni</strong>; deve essere garantita nel tempo la possibilità di consultazione e di stampa dei predetti documenti, nel rispetto dei requisiti previsti dal DM 17 giugno 2014 ed in generare dei requisiti per la conservazione a norma dettati dalle Regole Tecniche del 3 dicembre 2013.

Il processo di conservazione si chiude con l’apposizione di una “marca temporale” in grado di attribuire data certa al termine della procedura.

Mentre la procedura di invio può essere curata direttamente dal professionista, da un apposito intermediario o altro soggetto abilitato (come ad es. Notartel o i soggetti che curano questi servizi per le case software notarili) la conservazione deve avvenire obbligatoriamente o presso un Conservatore accreditato – il servizio in questo caso può comprendere la sola conservazione delle fatture, la conservazione anche di altri documenti di tipo fiscale (es. libri contabili) o di altro tipo – oppure, conferendo apposita delega, presso l’Agenzia delle Entrate.

L’operazione di conservazione sostitutiva dovrà essere conclusa entro i tre mesi successivi al termine previsto per l’invio all’Agenzia delle entrate della dichiarazione dei redditi. Conseguentemente, se per il periodo di imposta 2019, dovesse essere confermata la scadenza del termine di invio alla data del 31 ottobre 2020, il procedimento di conservazione dovrà essere concluso entro il 31 gennaio 2021.

La cancellazione dei dati

In ottemperanza alla prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali, l’Agenzia conserverà i dati integralmente solo per i primi 30 giorni, dopo di che il singolo cittadino o operatore economico potrà aderire  al servizio di consultazione che viene garantito fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte dello SdI, mediante un’apposita funzionalità resa disponibile nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate, a decorrere dal 3 maggio 2019 (così come  previsto dal provvedimento Prot. 524526/2018 del Direttore dell’Agenzia 21 dicembre 2018); pertanto a partire da maggio ciascuno di noi sarà tenuto ad esprimere la propria scelta circa questa possibilità di consultazione: attenzione in mancanza dell’apposita opzione i dati verranno cancellati ed è quindi importante aver provveduto al loro scarico e conservazione anche provvisoria in maniera alternativa ed indipendente dal sito dell’Agenzia.

Le sanzioni

Al verificarsi di determinati presupposti l’invio tardivo non darà luogo all’irrogazione di alcuna penalità se la violazione sarà commessa nei primi sei mesi e in alcuni casi – per i contribuenti che liquidano l’Iva con periodicità mensile – nove mesi dell’anno 2019.