Il Consiglio nazionale del Notariato è dotato di un sistema di conservazione a norma di documenti informatici, disponibile per l’intera categoria. Il sistema è centralizzato presso le strutture della Notartel S.p.A., società informatica del notariato inserita nell’elenco dei Conservatori accreditati AgID, e che gestisce già l’autorità di certificazione della firma digitale dei notai italiani. Il Sistema di Gestione della Sicurezza e delle Informazioni di Notartel è conforme alla norma ISO/IEC 27001:2013 per l’attività di “Erogazione servizi di conservazione, posta elettronica certificata e firma digitale”.
La normativa
La conservazione dei documenti di cui è autore costituisce uno dei compiti principali del notaio, come risulta sin dall’art. 1 della legge notarile (L. 16 febbraio 1913, n. 89) che sancisce che i «I notari sono pubblici ufficiali istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire pubblica fede, conservarne il deposito… », e si desume dall’intero ordinamento del Notariato, e in particolare dall’articolo 61 della legge notarile, che stabilisce regole per la conservazione e limitati casi di esonero da tale obbligo, dall’art. 72 del regolamento notarile, e dal rigoroso sistema sanzionatorio.
La normativa sulla conservazione del documento informatico è racchiusa essenzialmente negli articoli da 40 a 44-bis del Codice dell’amministrazione digitale e negli articoli 62-bis e seguenti della legge notarile integrata da specifiche norme di dettaglio.
Il documento nel tempo e il suo valore legale
L’obbligo di conservare i documenti informatici secondo le norme vigenti in materia, come requisito essenziale per la conservazione del loro valore legale, trae fondamento dalla constatazione che il documento informatico, se non conservato in sicurezza, è non solo facilmente deteriorabile, ma anche alterabile e falsificabile. Il complesso delle norme in materia di conservazione del documento informatico tende, pertanto, alla realizzazione di due obiettivi fondamentali: la fruibilità del documento nel tempo ed il mantenimento del valore legale.
Tutti i documenti, quindi, devono essere conservati con modalità che assicurino la certezza del momento in cui il documento è inserito nell’archivio e la sua intangibilità successiva, e devono essere mantenuti leggibili nel tempo. Deve inoltre essere garantita la possibilità di verificare per un tempo indeterminato l’imputabilità del documento che sia munito di firma digitale o firma elettronica qualificata.
Tra i compiti del responsabile della conservazione assume particolare rilievo quello di assicurare il tempo di effettuazione della procedura di conservazione, e dell’inserzione quindi del documento nell’archivio informatico. Ciò vale in particolar modo per i documenti informatici sottoscritti con firma digitale, in considerazione della revocabilità e della necessariamente limitata durata nel tempo dei certificati di firma.
La piattaforma tecnologica dove memorizzare gli originali
Il notaio invia al sistema di conservazione un insieme di documenti ("plico") costituenti un originale notarile informatico, che potrà in qualunque momento essere visualizzato dal notaio stesso, il quale ne potrà estrarre copia. Il sistema verifica che i documenti presenti nel plico siano conformi ai formati previsti e appone ai file le evidenze informatiche secondo quanto disposto dalla normativa vigente in materia di conservazione di documenti digitali.
La scelta di centralizzare la struttura, ma non gli archivi, che restano nella disponibilità esclusiva del notaio fino alla cessazione dell’attività, è dettata dall’esigenza di garantire la massima sicurezza nella conservazione dei dati, demandando a un soggetto pubblico la predisposizione e la gestione delle infrastrutture necessarie. È infatti risultata evidente la difficoltà, per i singoli notai, di dotarsi di una struttura autonoma che dia uguali garanzie in conformità alla normativa vigente.
La centralizzazione dei dati in un’unica struttura
Si tratta di una scelta che è il risultato di una complessa valutazione di fattori:
- in primo luogo, il singolo notaio non può disporre autonomamente, per motivi economici e organizzativi, di una struttura di conservazione del documento informatico in grado di rispettare la normativa, e sarebbe quindi in ogni caso obbligato a rivolgersi a strutture esterne, la cui affidabilità non è allo stato controllabile, e in ogni caso non potrà dare garanzie di durata, né tantomeno di conformità alle regole stabilite per la pubblica amministrazione;
- in secondo luogo, appare necessario assicurare l’unicità degli originali informatici dei notai, nonché l’individuazione dell’archivio informatico di deposito, evitando dispersioni degli atti e duplicazioni di archivi. E’ evidente che il documento informatico, per sua natura duplicabile all’infinito senza possibilità di distinzione tra originale e copia, rende una patologia di tale tipo molto più semplice rispetto a quanto può accadere con il documento tradizionale cartaceo, con evidenti conseguenze negative sul complesso dell’attività notarile, ed in particolare sulla sua controllabilità e sulla garanzia che la conservazione del documento notarile fornisce al sistema giuridico nel suo complesso, nell’ambito del sistema delle prove e della pubblicità legale;
- infine, è necessario assicurare, oltre che la sicurezza, l’uniformità tecnica di archivi informatici destinati a confluire nell’unico grande archivio pubblico costituito dal complesso degli atti conservati dagli Archivi notarili.
La centralizzazione strutturale non implica in alcun modo, in un moderno sistema informatico, una condivisione di dati con il gestore della struttura o con i diversi soggetti che ne fruiscono. La tecnologia offre tutti gli strumenti per consentire la gestione tecnica del sistema senza aver accesso ai dati in esso contenuti, nel rispetto quindi della titolarità dell’archivio in capo al pubblico depositario e della normativa sulla privacy.
Sicurezza e riservatezza del sistema
Il decreto legislativo 110/2010 chiarisce inoltre che l’accesso ai documenti informatici è consentito a soggetti diversi dal notaio pubblico depositario nei soli casi previsti dalla legge (art. 62-bis comma 2). Non è quindi pensabile, che, al di fuori di quanto espressamente consentito dall’ordinamento, vi siano soggetti che accedano all’insieme dei documenti notarili con finalità che non siano consentite da un’apposita normativa. Ciò vale anche per gli enti esponenziali di categoria, ancorché dotati di poteri di vigilanza o disciplinari, come i Consigli notarili distrettuali e il Consiglio nazionale del Notariato: quest’ultimo in particolare si pone infatti come elemento di raccordo centrale che garantisce sicurezza, rispetto della normativa, ed uniformità di comportamenti da parte dei notai nella conservazione del documento informatico (valore questo, come già esposto, tutelato dall’ordinamento), ma non ha alcuna prerogativa propria sulla gestione degli archivi.
Gli archivi restano pertanto di pertinenza dei singoli notai, e il Consiglio nazionale del Notariato non viene reso pubblico depositario degli atti, essendo allo stesso precluso ogni accesso.
Dal 2014, sulla base della normativa vigente, un protocollo di intesa ha stabilito i criteri di accesso al sistema di conservazione da parte dell’Amministrazione degli Archivi Notarili per consentire le ispezioni sugli originali digitali conservati.
