Con l’entrata in vigore il 1° luglio 2016 del Regolamento (UE) n. 910/2014 è stato introdotto nel nostro ordinamento un nuovo istituto, non presente nella legislazione previgente, quello di sigillo elettronico.
La sua caratteristica principale è quella di essere riferibile ad un ente (creatore del sigillo secondo la definizione comunitaria è una persona giuridica), diversamente dalla firma elettronica che, in tutte le sue declinazioni, è riferibile solo ed esclusivamente ad una persona fisica.
Come per la firma elettronica il legislatore europeo individua diverse tipologie di sigilli elettronici, per cui abbiamo:
«sigillo elettronico», definito come i dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica per garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi;
«sigillo elettronico qualificato», ovvero un sigillo elettronico avanzato creato da un dispositivo per la creazione di un sigillo elettronico qualificato e basato su un certificato qualificato per sigilli elettronici.
- ad un sigillo elettronico non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in giudizio per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per i sigilli elettronici qualificati, ribadendo anche per i sigilli il principio di non discriminazione già sancito per le firme elettroniche;
- un sigillo elettronico qualificato gode della presunzione di integrità dei dati e di correttezza dell’origine di quei dati a cui esso è associato, in maniera del tutto analoga a quanto previsto per le firme qualificate;
- i sigilli elettronici qualificati basati su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro sono riconosciuti quale sigillo elettronico qualificato in tutti gli altri Stati membri.
Rimanendo nel campo della documentazione giuridicamente rilevate le attuali norme sulla emissione e conservazione delle scritture contabili e fiscali informatizzate e delle fatture elettroniche, sono un chiaro esempio di come documenti che su supporto cartaceo mai nessuno si è sognato di firmare, laddove siano formati su supporto informatico per essere opponibili ai terzi ed al fisco devono essere firmate digitalmente (cfr. l’art. 2215 bis c.c. o l’attuale normativa sulla fatturaPA) con un evidente aggravio per chi svolge ruoli di rappresentanza dell’ente che dovrebbe firmare personalmente una quantità di documentazione informatica di cui spesso non conosce nemmeno il contenuto.
L’utilizzo in questi campi del sigillo elettronico potrebbe finalmente distinguere nettamente gli strumenti informatici diretti a garantire esclusivamente l’origine e l’integrità dei dati, che debbono avere un uso controllato all’interno della persona giuridica a cui si riferiscono ma non necessariamente personale, dagli strumenti di firma che invece presuppongono un utilizzo personale e diretto e che sono deputati non alla mera "cristallizzazione di un contenuto" ma alla sua appropriazione giuridica da parte del firmatario.
